Mobiler Rechnungsdruck im Außendienst: Rechnungen per Bluetooth-Drucker drucken

Kurz gesagt: Mobiler Rechnungsdruck bedeutet, dass der Außendienstmitarbeiter die Rechnung beim Verkauf oder bei der Lieferung vom Mobilgerät an einen Bluetooth-Drucker sendet und dem Kunden ein gedrucktes Exemplar übergibt. Für eine verlässliche Lösung wählen Sie den Drucker passend zum Papierformat und zu einem vollen Arbeitstag, passen das Rechnungslayout an dieses Format an und koppeln jedes Gerät mit seinem eigenen Drucker. Der Abgleich der gedruckten Rechnungen mit dem System am Tagesende gehört dazu.

Ein Mitarbeiter im Tourenverkauf lädt die Ware ab, und der Kunde möchte die Rechnung. Wird sie in der Zentrale erstellt und später geschickt, wartet der Kunde, und der Mitarbeiter muss das Thema beim nächsten Besuch erneut ansprechen. Eine handschriftliche Rechnung kostet Zeit und kann vom Systemdatensatz abweichen. Der Druck vor Ort löst beide Probleme: Das Dokument entsteht gleichzeitig und mit demselben Inhalt wie der Datensatz im System.

Was ist mobiler Rechnungsdruck?

Mobiler Rechnungsdruck ist das Drucken einer in der Vertriebs-App erstellten Rechnung auf einem tragbaren Drucker direkt beim Kunden.

Diese Drucker sind meist kleine, akkubetriebene Geräte, die sich per Bluetooth mit Smartphone oder Tablet verbinden. Die Rechnungsdaten entstehen in der App, der Drucker erzeugt nur den Ausdruck. Deshalb hängt die Richtigkeit des Dokuments von Preisen, Rabatten und Bestandsdaten in der App ab, nicht vom Drucker.

Welches Vertriebsmodell braucht den Druck vor Ort?

Am häufigsten der Tourenverkauf (Hot Selling), bei dem die Ware im Fahrzeug mitfährt und Verkauf und Lieferung zusammenfallen. Hier wird die Rechnung oder der Lieferschein bei der Übergabe ausgehändigt. Details finden Sie in unserem Beitrag zum Hot Selling.

Im Vorverkauf nimmt der Mitarbeiter den Auftrag auf, Lieferung und Rechnung kommen meist später von einem anderen Team. Auch hier kann ein mobiler Drucker für Belege wie eine Auftragsübersicht oder eine Zahlungsquittung nützlich sein. Entscheiden Sie anhand Ihres Vertriebsmodells, welche Belege vor Ort gedruckt werden.

Wann ein gedruckter Beleg nötig ist und wie elektronische Belege den Kunden erreichen müssen, regeln die jeweiligen Vorschriften. Wenn Sie E-Rechnungen nutzen, klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Worauf sollten Sie bei einem Bluetooth-Drucker achten?

Papierformat

Tragbare Drucker gibt es für schmale und breite Papierrollen. Schmale Formate passen zu kleinen Geräten für die Tasche; breite Formate drucken Rechnungen mit vielen Positionen besser lesbar. Entscheiden Sie nach der typischen Zahl der Positionen auf Ihren Rechnungen und danach, wie Ihre Kunden den Beleg aufbewahren.

Akku und Laden

Der Drucker muss den ganzen Arbeitstag durchhalten. Testen Sie die vom Hersteller angegebene Akkulaufzeit auf Ihrer eigenen Tour; ein Akku, der mittags statt abends leer ist, bringt die ganze Routine durcheinander. Planen Sie Laden im Fahrzeug und einen Ersatzakku von Anfang an ein.

Robustheit

Geräte im Außendienst fallen herunter, verstauben und stehen in Hitze und Kälte. Gürtelclip, stoßfestes Gehäuse und einfacher Papierwechsel wirken beim Bürodrucker nebensächlich, machen im Außendienst aber den Unterschied.

Kompatibilität mit App und Gerät

Testen Sie vor dem Kauf, ob der Drucker mit Ihrer Vertriebs-App und mit den Smartphones oder Tablets Ihres Teams funktioniert. Ein Test mit einem Mustergerät und einem echten Rechnungslayout erspart Überraschungen nach einer Sammelbestellung.

Papier und Lesbarkeit

Die meisten tragbaren Drucker nutzen Thermopapier, das mit Wärme druckt. Thermodrucke können durch Wärme und Sonnenlicht leiden; der maßgebliche Datensatz sollte deshalb immer im System und im ERP liegen. Muss der Kunde einen Beleg lange aufbewahren, sorgen Sie dafür, dass ihn auch eine elektronische Kopie erreicht.

Mobiler Rechnungsdruck in 6 Schritten einrichten

1. Rechnungslayout an das Papier anpassen

Ein Layout für A4 im Büro wird auf schmalem Rollenpapier unlesbar. Firmendaten, Kunde, Positionen, Rabatte, Steuern und Summen sollten im gewählten Format einspaltig und in gut lesbarer Schriftgröße erscheinen.

2. Jedes Gerät mit seinem eigenen Drucker koppeln

Auf Android-Geräten koppeln Sie im Bluetooth-Bereich der Einstellungen über "Neues Gerät koppeln". Laut Android-Hilfe bleiben Geräte gekoppelt, bis Sie die Kopplung aufheben. Beschriften Sie jeden Drucker mit dem Namen des Mitarbeiters oder Fahrzeugs; werden die Drucker zweier Fahrzeuge aus demselben Lager vertauscht, kann eine Rechnung am falschen Gerät gedruckt werden.

3. Testdruck machen

Drucken Sie eine Testrechnung mit einem echten Kunden und einem Auftrag mit vielen Positionen. Prüfen Sie Sonderzeichen, lange Artikelnamen, Rabattzeilen und Summen. Arbeiten Sie mit Barcodes, prüfen Sie auch, ob gescannte Artikel korrekt auf der Rechnung erscheinen; mehr dazu im Beitrag zur Auftragserfassung per Barcode.

4. Nummernkreise mit der Zentrale abstimmen

Rechnungsnummern aus dem Außendienst dürfen nicht mit denen der Zentrale kollidieren. Richten Sie Serien und Nummernkreise gemeinsam mit der ERP-Seite ein und lassen Sie die Regeln für E-Belege von Ihrem Steuerberater bestätigen.

5. Papier- und Laderoutine schriftlich festlegen

Beim morgendlichen Beladen gehören Ladezustand des Druckers und eine Ersatzrolle auf die Checkliste. Ein Drucker ohne Papier stoppt den Verkauf, auch wenn die Ware im Fahrzeug ist.

6. Gedruckte Rechnungen am Tagesende prüfen

Gleichen Sie am Tagesende die Rechnungsliste in der App mit den gedruckten Belegen und Zahlungseingängen ab. Konnte ein Beleg nicht gedruckt werden oder wurde er storniert, halten Sie den Grund noch am selben Tag fest. Machen Sie diese Prüfung zum Teil Ihres Tagesabschlusses.

Häufige Fehler

Den Drucker nach dem Preis wählen: Ein Akku, der mittags leer ist, oder ein unlesbarer Ausdruck macht die Ersparnis eines günstigen Geräts schnell zunichte.

Das Layout nicht testen: Ein A4-Layout auf schmales Papier zu zwängen, führt zu abgeschnittenen Zeilen und unlesbaren Summen.

Den Ausdruck als einzigen Nachweis betrachten: Thermodrucke können verblassen oder verloren gehen. Der maßgebliche Datensatz gehört ins System, der Liefernachweis in einen Datensatz wie den digitalen Liefernachweis.

Die Kopplung dem Zufall überlassen: Ist unklar, welcher Drucker zu welchem Gerät gehört, sucht der Mitarbeiter beim ersten Kunden am Morgen nach einer Verbindung.

Vorschriften voraussetzen: Raten Sie nicht, welcher Beleg wann gedruckt übergeben werden muss; klären Sie es mit Ihrem Steuerberater.

Mobiler Rechnungsdruck mit S-Leader

In der Außendienst-App S-Leader lassen sich Rechnungen vor Ort drahtlos über Bluetooth-Drucker in schmalem oder breitem Papierformat drucken. Mit Barcode-Handterminals oder Android-Tablets und -Smartphones werden Artikel gescannt, Auftrag und Rechnung entstehen schnell. Weil S-Leader mit Logo und Mikro ERP integriert ist, folgt der Beleg aus dem Außendienst derselben Struktur wie der Datensatz in der Zentrale. ÇAP Teknoloji passt Ihr Rechnungslayout an das Papierformat an und richtet die Geräteroutine gemeinsam mit Ihrem Team ein. Für eine kostenlose Demo kontaktieren Sie uns.

Fazit

Mobiler Rechnungsdruck hängt ebenso von der richtigen Routine ab wie vom richtigen Drucker. Wählen Sie das Papierformat passend zu Ihren Rechnungen, passen Sie das Layout an, koppeln Sie jedes Gerät mit seinem eigenen Drucker, testen Sie mit einem echten Auftrag, stimmen Sie die Nummernkreise mit der Zentrale ab und gleichen Sie gedruckte Belege am Tagesende mit dem System ab. Rechtliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.