Was ist Cold Selling (Presales)? Ablauf und Unterschiede zum Hot Selling

Kurz gesagt: Cold Selling (Presales, Vorverkauf) ist das Vertriebsmodell, bei dem der Außendienstmitarbeiter beim Kundenbesuch nur den Auftrag aufnimmt und die Ware später in einer geplanten Lieferung aus dem Lager zugestellt wird. Der Auftrag ist ein Lieferversprechen; ob es gehalten wird, hängt von korrekten Bestandsdaten ab und davon, wie schnell der Auftrag die Zentrale erreicht.

Unternehmen mit eigener Distribution nutzen zwei grundlegende Modelle im Außendienst. Beim Hot Selling wird die Ware während des Besuchs aus dem Fahrzeug geliefert. Beim Cold Selling nimmt der Mitarbeiter den Auftrag auf, und die Lieferung wird als eigener Schritt geplant. Dieser Artikel erklärt, was Cold Selling ist, worin es sich vom Hot Selling unterscheidet, wie der Ablauf aussieht und welche Probleme häufig auftreten.

Kurzüberblick

• Cold Selling = Auftrag beim Besuch, danach geplante Lieferung aus dem Lager.
• Presales oder Vorverkauf sind andere Bezeichnungen für Cold Selling; die Begriffe beschreiben dasselbe Modell.
• Der Mitarbeiter führt keine Ware mit; sein wichtigstes Werkzeug sind aktuelle Bestands-, Preis- und Kundendaten.
• Je später ein Auftrag die Zentrale erreicht, desto stärker leiden Tourenplanung und Lieferzusage.
• Cold und Hot Selling lassen sich im selben Unternehmen kombinieren, etwa für unterschiedliche Warengruppen oder Regionen.

Was ist Cold Selling (Presales)?

Cold Selling ist die Verkaufsform, bei der der Außendienstmitarbeiter den Auftrag beim Kunden erfasst und die Lieferung später aus dem Lager erfolgt. Aufgabe des Mitarbeiters ist es, den Kunden zu besuchen, den Bedarf zu ermitteln und den Auftrag korrekt aufzunehmen. Kommissionierung, Verladung und Zustellung sind Aufgabe der Logistik.

In diesem Modell ist der Auftrag ein Versprechen. Der Kunde erwartet, dass die Ware am vereinbarten Tag und in der vereinbarten Menge eintrifft. Sieht der Mitarbeiter bei der Auftragsaufnahme den aktuellen Bestand nicht, sagt er Ware zu, die im Lager nicht vorhanden ist. Der Erfolg im Cold Selling hängt deshalb ebenso von der Qualität der Daten im Außendienst ab wie vom Verkaufsgeschick.

Unterschiede zwischen Cold Selling und Hot Selling

• Lieferzeitpunkt: Beim Cold Selling wird die Lieferung nach dem Auftrag geplant. Beim Hot Selling erfolgt sie im selben Besuch.
• Bestandsquelle: Beim Cold Selling wird der Auftrag aus dem Zentrallager bedient. Beim Hot Selling wird aus dem Fahrzeugbestand verkauft.
• Fahrzeug des Mitarbeiters: Beim Cold Selling führt der Mitarbeiter keine Ware mit. Beim Hot Selling ist das Fahrzeug ein rollendes Lager.
• Sortiment: Beim Cold Selling kann das gesamte Lagersortiment angeboten werden. Beim Hot Selling ist die Auswahl auf die geladene Ware begrenzt.
• Belege: Beim Cold Selling entsteht beim Besuch ein Auftrag; Lieferschein und Rechnung werden mit der Lieferung erstellt. Beim Hot Selling wird der Beleg während des Besuchs ausgestellt.
• Hauptrisiko: Beim Cold Selling ist es die Lieferzusage, die nicht eingehalten werden kann. Beim Hot Selling ist es ein falsch ausgewiesener Fahrzeugbestand.

Der Ablauf im Cold Selling Schritt für Schritt

1. Vorbereitung vor dem Besuch

Der Mitarbeiter beginnt den Tag mit einer Besuchsliste, die nach der Tourenplanung geordnet ist. Für jeden Kunden sollten offener Saldo, letzte Aufträge und gültige Preisliste vor dem Besuch einsehbar sein.

2. Auftragsaufnahme

Beim Kunden werden Artikel und Mengen erfasst. Gültige Aktionen und Rabatte sollten in diesem Schritt sichtbar sein. Der Mitarbeiter sollte bereits bei der Erfassung sehen, ob das Lager die eingegebene Menge decken kann.

3. Übermittlung an die Zentrale und Freigabe

Der Auftrag erreicht die Zentrale und wird nach den Regeln des Unternehmens freigegeben. Kreditlimit, überfällige Forderungen und Sonderpreise werden in der Freigabe geprüft. Wird der Auftrag sofort übermittelt und nicht gesammelt am Tagesende, gewinnt die Tourenplanung Zeit.

4. Bestandsreservierung und Tourenplanung

Für den freigegebenen Auftrag wird Bestand reserviert. Das Lager stellt die Ware bereit, die Disposition verteilt die Lieferungen auf Fahrzeuge und Touren. Wird kein Bestand reserviert, kann dieselbe Ware mehreren Kunden zugesagt worden sein.

5. Lieferung, Rechnung und Inkasso

Die Ware wird zugestellt, Lieferschein und Rechnung werden erstellt. Das Inkasso kann bei der Lieferung oder beim nächsten Besuch erfolgen. Einzelheiten finden Sie in unserem Artikel zum Inkasso-Tracking im Außendienst.

Häufige Probleme im Cold Selling

• Veraltete Bestandsdaten: Der Mitarbeiter nimmt einen Auftrag für Ware auf, die nicht mehr im Lager ist, und die Lieferung kommt unvollständig an.
• Spät übermittelte Aufträge: Aufträge auf Papier oder mit Übertragung am Tagesende erreichen die Tourenplanung nicht rechtzeitig.
• Doppelte Datenerfassung: Ein im Außendienst aufgenommener Auftrag wird im Büro erneut eingegeben; das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
• Falscher Preis oder Rabatt: Ein Auftrag mit alter Preisliste führt bei der Rechnungsstellung zu Korrekturen und Reklamationen.
• Nicht verfolgte Fehlmengen: Werden nicht lieferbare Positionen nicht erfasst, muss der Kunde ein zweites Mal bestellen.

Die gemeinsame Ursache dieser Probleme ist, dass Außendienst und Zentrale nicht auf dieselben Daten blicken. Wie Aufträge in die Buchhaltung übertragen werden, haben wir in unseren Artikeln zur Logo-ERP-Integration und zur Mikro-ERP-Integration beschrieben.

Für welche Unternehmen ist es geeignet?

Cold Selling ist in folgenden Fällen das passendere Modell:

• Das Sortiment ist zu breit für ein Fahrzeug
• Die Aufträge sind großvolumig oder schwer
• Die Kunden bestellen regelmäßig und geplant
• Für die Lieferung sind besondere Fahrzeuge oder Ausrüstung nötig
• Der Auftrag muss vor der Lieferung freigegeben werden

Viele Unternehmen kombinieren beide Modelle. Schnelldrehende Artikel werden im Hot Selling geführt, ein breites Sortiment oder große Aufträge im Cold Selling. Entscheidend ist, dass die Außendienstanwendung beide Modelle mit getrennten Regeln unterstützt.

Checkliste für Cold Selling

• Sieht der Mitarbeiter bei der Auftragsaufnahme den aktuellen Lagerbestand?
• Erreichen Preislisten und Aktionen den Außendienst automatisch?
• Wird der Auftrag sofort an die Zentrale übermittelt?
• Werden Kreditlimit und überfällige Forderungen bei der Auftragsaufnahme geprüft?
• Wird für den freigegebenen Auftrag Bestand reserviert?
• Werden Fehlmengen erfasst und nachverfolgt?
• Wird die Zeit zwischen Auftrag und Lieferung gemessen?

Die Zeit aus dem letzten Punkt und der Anteil vollständig gelieferter Aufträge gehören zu den Kennzahlen, die ein Cold-Selling-Team beobachten sollte. Weitere Kennzahlen finden Sie in unserem Artikel zu KPIs für Außendienstteams.

Cold Selling mit S-Leader

S-Leader unterstützt Cold und Hot Selling im selben Außendienstteam. Der Mitarbeiter sieht unterwegs Kundensaldo und frühere Aufträge und erfasst den Auftrag per Barcode-Scan oder Auswahl aus der Liste. Gültige Aktionen werden bei der Erfassung angezeigt. Freigegebene Aufträge werden automatisch im ERP-System von Logo oder Mikro gebucht, sodass sie im Büro nicht erneut eingegeben werden müssen.

Wenn Sie sehen möchten, wie Sie Ihren Presales-Prozess vereinfachen können, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.