Kurz gesagt: Besuchsvorbereitung bedeutet, dass der Außendienstmitarbeiter vor dem Besuch den Kontosaldo, überfällige und anstehende Zahlungen, frühere Aufträge, aktuelle Kampagnen und die Notizen des letzten Besuchs prüft. Das dauert nur wenige Minuten, macht aber das Ziel des Besuchs klar: Der Mitarbeiter weiß, was er verkaufen, was er kassieren und welches offene Thema er abschließen will.
Beim unvorbereiteten Besuch sucht der Mitarbeiter den Saldo vor dem Kunden im Smartphone, versucht sich an den Auftrag vom Vormonat zu erinnern und erfährt von einer Kampagne erst durch den Kunden. Der Kunde merkt das. Und am Ende des Besuchs ist ein überfälliger Scheck nicht angesprochen. Die Vorbereitung verlagert dieses Durcheinander vor den Besuch und schafft Raum für die Anliegen des Kunden.
Was ist Besuchsvorbereitung?
Besuchsvorbereitung ist die Prüfung der finanziellen, kaufmännischen und bisherigen Besuchsinformationen eines Kunden vor dem Besuch und die Festlegung des Besuchsziels.
Die Vorbereitung ist etwas anderes als der Datensatz, den Sie während des Besuchs ausfüllen. Was bei jedem Besuch erfasst werden sollte, beschreiben wir im Beitrag zum Besuchsbericht. Die Vorbereitung ist der Schritt davor: Was zu tun ist, wird vor dem Besuch entschieden.
6 Punkte für die Besuchsvorbereitung
1. Kontosaldo
Der aktuelle Saldo des Kunden bestimmt, wie über den Auftrag gesprochen wird. Bevor Sie einem Kunden mit hohem Saldo einen neuen Auftrag vorschlagen, kann es nötig sein, zuerst die Zahlung anzusprechen. Hat Ihr Unternehmen Risiko- und Kreditlimitregeln, sollte der Mitarbeiter sie vor dem Besuch kennen.
2. Überfällige und anstehende Zahlungen
Überfällige Rechnungen sowie anstehende Fälligkeiten von Schecks und Wechseln gehören von Anfang an auf die Besuchsagenda. Wer das Kassieren ans Ende des Besuchs schiebt, spricht es oft gar nicht mehr an. Wie Bargeld, Schecks und Überweisungen verwaltet werden, zeigt unser Beitrag zum Inkasso-Tracking im Außendienst.
3. Frühere Aufträge und Umsätze
Ein Blick auf die letzten Aufträge zeigt, welche Artikel knapp werden könnten und wo sich der Bestellrhythmus verändert hat. Fehlt ein regelmäßig bestellter Artikel im letzten Auftrag, wird die Frage nach dem Grund zum Thema des Besuchs. Wie Mengen aus früheren Verkäufen vorgeschlagen werden, beschreibt der Beitrag zum Bestellvorschlag im Außendienst.
4. Aktuelle Kampagnen
Der Mitarbeiter sollte die passende Kampagne für den Kunden vor dem Besuch kennen. Wer eine Kampagne erst bei der Auftragserfassung sieht, verpasst die Chance, sie vorzustellen. Klären Sie mit der Zentrale, welche Kampagne für welche Kundengruppe gilt.
5. Notizen vom letzten Besuch
Ein Versprechen vom letzten Besuch, eine Beschwerde oder ein gewünschtes Muster sind die ersten Themen dieses Besuchs. Wer die Notizen nicht liest, stellt dieselbe Frage erneut und schadet dem Vertrauen des Kunden.
6. Route und Besuchsreihenfolge
Die Tagesroute beeinflusst auch, wie viel Vorbereitung ein Kunde braucht. Einen Kunden mit langem Gesprächsbedarf in die engste Stunde zu legen, stört diesen Besuch und alle folgenden. Wie Sie die Route planen, steht im Beitrag zur Tourenplanung im Außendienst. Fahren Sie in Gebiete mit schwachem Netz, gehört das vorherige Herunterladen der Karte zur Vorbereitung; die Google Maps-Hilfe erklärt, wie Sie Gebiete herunterladen und offline navigieren.
Morgenroutine zur Vorbereitung in 5 Schritten
1. Tagesroute öffnen
Sehen Sie sich vor dem Start die Besuchsliste des Tages und ihre Reihenfolge an. Hat sich die Reihenfolge geändert, klären Sie den Grund.
2. Ein Ziel pro Kunde notieren
Legen Sie für jeden Besuch ein Ziel in einem Satz fest: eine Zahlung kassieren, einen neuen Artikel vorstellen, einen fehlenden Auftrag ergänzen oder eine Beschwerde abschließen.
3. Zahlungsliste erstellen
Notieren Sie die überfälligen und anstehenden Zahlungen des Tages pro Kunde. So kommt die Zahlung am Anfang des Besuchs zur Sprache.
4. Kampagnen und Bestand prüfen
Stellen Sie sicher, dass die Artikel, die Sie vorschlagen wollen, auf Lager sind und die Kampagnenbedingungen aktuell sind. Ein Artikel, der nicht lieferbar ist, enttäuscht den Kunden.
5. Offene Zusagen und Notizen lesen
Lesen Sie die Notizen des letzten Besuchs und die Mitteilungen der Zentrale. Haben Sie dem Kunden etwas zugesagt, nehmen Sie die Antwort mit.
Die Rolle der Führungskraft
Die Vorbereitung ist Aufgabe des Mitarbeiters, die richtigen Informationen rechtzeitig bereitzustellen ist Aufgabe der Zentrale. Sind Saldo- und Zahlungsdaten nicht aktuell, kommt die Kampagnenliste zu spät oder ändert sich die Route in letzter Minute, ist die Vorbereitung umsonst. Die Führungskraft sorgt dafür, dass die nötigen Informationen morgens auf dem Gerät des Mitarbeiters bereitstehen, und prüft die Besuchsziele am Tagesende gemeinsam mit den Ergebnissen.
Häufige Fehler
Vorbereitung im Fahrzeug vor der Kundentür: Vorbereitung in letzter Minute ist hastig, und schwierige Themen wie das Kassieren fallen weg.
Nur auf den Verkauf schauen: Einen Auftrag vorzuschlagen, ohne Saldo und Zahlungen zu kennen, kann ein Forderungsproblem schaffen, das später schwer zu lösen ist.
Keine Notizen führen: Die wertvollste Quelle der Vorbereitung ist die letzte Besuchsnotiz. Ohne Notizen beginnt jeder Besuch bei null.
Informationen auf Papier mitnehmen: Eine morgens gedruckte Liste veraltet im Laufe des Tages. Saldo und Zahlungsdaten müssen aus einer aktuellen Quelle kommen.
Besuchsvorbereitung mit S-Leader
In der Außendienst-App S-Leader greift das Team vor Ort sofort auf Kontosalden, frühere Aufträge und Umsatzdaten zu. Kundenbuchungen sowie überfällige und anstehende Zahlungen werden im Außendienst angezeigt; Fälligkeiten und Beträge von Schecks und Wechseln werden automatisch berechnet. Aktuelle Kampagnen werden dem Team bei der Auftragsaufnahme vorab angezeigt. Tägliche Besuchsrouten werden erstellt, und die Besuchsreihenfolge mit der kürzesten Gesamtdauer wird automatisch berechnet. Dringende Mitteilungen kommen per Push-Benachrichtigung. S-Leader ist mit Logo und Mikro ERP integriert. ÇAP Teknoloji richtet Ihre Vorbereitungsroutine gemeinsam mit Ihrem Team ein. Für eine kostenlose Demo kontaktieren Sie uns.
Fazit
Mit guter Besuchsvorbereitung fährt der Mitarbeiter mit einem klaren Ziel zum Kunden. Prüfen Sie Saldo, überfällige und anstehende Zahlungen, frühere Aufträge, Kampagnen, die letzten Besuchsnotizen und die Route. Notieren Sie ein Ziel pro Besuch, sprechen Sie Zahlungen am Anfang an und lesen Sie Informationen immer aus einer aktuellen Quelle.
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Wie lange sollte die Besuchsvorbereitung dauern?
Das hängt von der Zahl der Kunden und vom Zweck des Besuchs ab. Wichtig ist, dass Saldo, Zahlungen, frühere Aufträge, Kampagnen und die letzte Notiz für jeden Besuch geprüft und ein Ziel in einem Satz notiert wird.
Worin unterscheiden sich Besuchsvorbereitung und Besuchsbericht?
Die Vorbereitung findet vor dem Besuch statt und legt sein Ziel fest. Der Besuchsbericht hält fest, was während und nach dem Besuch geschah. Seine Notizen dienen dann der Vorbereitung des nächsten Besuchs.
Wann sollte der Außendienst Zahlungen im Besuch ansprechen?
Gibt es eine überfällige Zahlung, verhindert das Ansprechen zu Beginn des Besuchs, dass sie am Ende vergessen wird. Stimmen Sie die Inkasso- und Risikoregeln Ihres Unternehmens vorher mit dem Mitarbeiter ab.
Wie bereitet man sich auf Gebiete mit schwachem Netz vor?
Bereiten Sie sich vor Tagesbeginn dort vor, wo die Verbindung gut ist, und laden Sie die Karte bei Bedarf vorab auf das Gerät. Prüfen Sie außerdem die Offline-Funktionen Ihrer Außendienst-App.