Kısaca: Ziyaret öncesi hazırlık, plasiyerin müşteriye gitmeden önce cari bakiyeyi, geciken ve yaklaşan tahsilatları, geçmiş siparişleri, geçerli kampanyaları ve son ziyaret notlarını gözden geçirmesidir. Bu hazırlık birkaç dakika sürer ama ziyaretin amacını netleştirir: Plasiyer neyi satacağını, neyi tahsil edeceğini ve hangi konuyu kapatacağını bilerek içeri girer.
Hazırlıksız bir ziyarette plasiyer müşterinin karşısında bakiyeyi telefondan arar, geçen ayki siparişi hatırlamaya çalışır, kampanyayı müşteriden öğrenir. Müşteri bunu fark eder. Üstelik ziyaret biter, geciken bir çek konuşulmadan kalır. Hazırlık, bu dağınıklığı ziyaretten önceye taşır ve görüşmeyi müşterinin ihtiyacına ayırır.
Ziyaret öncesi hazırlık nedir?
Ziyaret öncesi hazırlık, bir müşteri ziyaretinden önce o müşteriye ait finansal, ticari ve geçmiş ziyaret bilgilerini kontrol edip ziyaretin hedefini belirleme işidir.
Hazırlık, ziyaret sırasında doldurulan kayıttan farklıdır. Ziyaret sırasında ne olduğunu kaydetmeyi ziyaret formu yazımızda anlattık. Hazırlık ise o formun bir önceki adımıdır: Ne yapılacağına ziyaretten önce karar verilir.
İyi bir hazırlık üç soruya cevap verir. Birincisi, bu müşteriden bugün ne almak istiyorum: sipariş, tahsilat veya bir karar mı? İkincisi, müşterinin bana soracağı ilk konu ne olabilir: geciken bir teslimat, bir fiyat farkı veya verilen bir söz mü? Üçüncüsü, ziyaret bittiğinde neyi kapatmış olmalıyım? Bu üç sorunun cevabı netse plasiyer görüşmeyi yönetir; net değilse görüşme müşterinin gündemine göre şekillenir.
Ziyaret öncesi hazırlıkta bakılacak 6 bilgi
1. Cari bakiye
Müşterinin güncel borç ve alacak durumu, siparişin nasıl konuşulacağını belirler. Bakiyesi yüksek bir müşteriye yeni sipariş önermeden önce ödeme konusunu açmak gerekebilir. Firmanızın risk ve limit kuralları varsa plasiyer bunları ziyaret öncesinde bilmelidir.
2. Geciken ve yaklaşan tahsilatlar
Vadesi geçen faturalar, yaklaşan çek ve senet vadeleri ziyaretin gündemine baştan yazılmalıdır. Tahsilatı ziyaretin sonuna bırakan plasiyer çoğu zaman konuyu hiç açamaz. Nakit, çek ve havale ile tahsilatın nasıl yönetileceğini saha satışta tahsilat takibi yazımızda ele aldık.
3. Geçmiş siparişler ve satışlar
Müşterinin son siparişlerine bakmak, hangi ürünün azalmış olabileceğini ve hangi üründe sipariş aralığının bozulduğunu gösterir. Düzenli alınan bir ürün son siparişte yoksa bunun nedenini sormak ziyaretin konularından biri olur. Geçmiş satışlardan miktar önermeyi sipariş önerisi yazımızda anlattık.
4. Geçerli kampanyalar
Plasiyer, müşteriye uygun kampanyayı ziyaret öncesinde bilmelidir. Kampanyayı sipariş girerken ilk kez görmek, müşteriye sunma fırsatını kaçırmak demektir. Hangi müşteri grubuna hangi kampanyanın uygulandığını merkezle netleştirin.
5. Son ziyaret notları
Bir önceki ziyarette verilen söz, müşterinin şikâyeti veya istediği numune bu ziyarette ilk sorulacak konulardır. Notu okumadan giren plasiyer aynı soruyu yeniden sorar ve müşterinin güvenini zedeler.
6. Rota ve ziyaret sırası
Günün rotası, hangi müşteriye ne kadar hazırlık gerektiğini de etkiler. Uzun görüşme gerektiren bir müşteriyi günün sıkışık saatine koymak hem o ziyareti hem sonrakileri aksatır. Rotayı nasıl planlayacağınızı saha satışta rota planlama yazımızda bulabilirsiniz. Çekimin zayıf olduğu bölgelere gidiyorsanız haritayı önceden cihaza indirmek de hazırlığın parçasıdır; Google Haritalar Yardım sayfası alanları indirip çevrimdışı rota izlemeyi anlatır.
Sabah hazırlık rutini: 5 adım
1. Günün rotasını açın
Güne başlamadan önce o günün ziyaret listesine ve sırasına bakın. Sıra değiştiyse nedenini öğrenin.
2. Her müşteri için bir hedef yazın
Her ziyaret için tek cümlelik bir hedef belirleyin: tahsilat almak, yeni ürünü tanıtmak, eksik siparişi tamamlamak veya bir şikâyeti kapatmak gibi.
3. Tahsilat listesini çıkarın
Gün içinde konuşulacak geciken ve yaklaşan tahsilatları müşteri bazında not edin. Böylece tahsilat ziyaretin başında konuşulur.
4. Kampanyaları ve stok durumunu kontrol edin
Önereceğiniz ürünlerin stokta olduğundan ve kampanya koşullarının güncel olduğundan emin olun. Stokta olmayan bir ürünü önermek, müşteride hayal kırıklığı yaratır.
5. Bekleyen sözleri ve notları okuyun
Son ziyaret notlarını ve merkezden gelen duyuruları okuyun. Müşteriye verilen bir söz varsa cevabını yanınızda götürün.
Yöneticinin rolü
Hazırlık plasiyerin işidir ama doğru bilgiyi zamanında sağlamak merkezin işidir. Bakiye ve tahsilat bilgisi güncel değilse, kampanya listesi gecikiyorsa veya rota son dakikada değişiyorsa plasiyerin hazırlığı boşa gider. Yönetici, hazırlık için gereken bilgilerin sabah plasiyerin cihazında hazır olmasını sağlamalı ve ziyaret hedeflerini gün sonunda sonuçlarla birlikte gözden geçirmelidir.
Yeni başlayan plasiyerler için hazırlığı birlikte yapmak da etkilidir. İlk haftalarda yönetici veya deneyimli bir ekip arkadaşı, sabah rutinini plasiyerle yan yana yürütebilir. Hangi bilgiye neden bakıldığını gören plasiyer, rutini kısa sürede kendi alışkanlığı haline getirir.
Sık yapılan hatalar
Hazırlığı araçta, müşterinin kapısında yapmak: Son dakika hazırlığı aceleye gelir ve tahsilat gibi zor konular atlanır.
Yalnızca satışa odaklanmak: Bakiye ve tahsilatı görmeden sipariş önermek, sonradan çözülmesi zor bir alacak sorunu doğurabilir.
Notları tutmamak: Hazırlığın en değerli kaynağı son ziyaret notudur. Not tutulmayan bir sahada her ziyaret sıfırdan başlar.
Bilgiyi kâğıtta taşımak: Sabah basılan bir liste gün içinde eskir. Bakiye ve tahsilat bilgisinin güncel kaynaktan gelmesi gerekir.
S-Leader ile ziyaret öncesi hazırlık
S-Leader saha satış uygulamasında saha ekibi cari bakiye, geçmiş sipariş ve satış bilgilerine sahada anlık olarak erişir. Cari borç hareketleri, geciken ve yaklaşan tahsilatlar sahada görüntülenir; çek ve senet vade ve tutarları otomatik hesaplanır. Sipariş alırken geçerli kampanyalar saha ekibine önceden gösterilir. Günlük ziyaret rotaları oluşturulur ve en kısa sürede tamamlanacak ziyaret sırası otomatik hesaplanır. Acil duyurular push bildirimleriyle iletilir. S-Leader, Logo ve Mikro ERP ile entegre çalışır. ÇAP Teknoloji olarak hazırlık rutininizi ekibinizle birlikte kuruyoruz. Ücretsiz demo için iletişime geçebilirsiniz.
Özet
Ziyaret öncesi hazırlık, plasiyerin müşteriye amacını bilerek gitmesini sağlar. Cari bakiyeye, geciken ve yaklaşan tahsilatlara, geçmiş siparişlere, kampanyalara, son ziyaret notlarına ve rotaya bakın. Her ziyaret için bir hedef yazın, tahsilatı görüşmenin başına alın ve bilgiyi her zaman güncel kaynaktan okuyun.
Sıkça Sorulan Sorular
Ziyaret öncesi hazırlık ne kadar sürmeli?
Süre müşteri sayısına ve ziyaretin konusuna göre değişir. Önemli olan her ziyaret için bakiye, tahsilat, geçmiş sipariş, kampanya ve son not kontrolünün yapılması ve tek cümlelik bir hedefin yazılmasıdır.
Ziyaret öncesi hazırlık ile ziyaret formu arasındaki fark nedir?
Hazırlık ziyaretten önce yapılır ve ziyaretin hedefini belirler. Ziyaret formu ise ziyaret sırasında ve sonrasında olanları kayda geçirir. Formdaki notlar bir sonraki ziyaretin hazırlığında kullanılır.
Plasiyer tahsilatı ziyaretin neresinde konuşmalı?
Geciken bir tahsilat varsa konuyu ziyaretin başında açmak, görüşmenin sonunda unutulmasını önler. Firmanızın tahsilat ve risk kurallarını plasiyerle önceden netleştirin.
Çekimin zayıf olduğu bölgelerde hazırlık nasıl yapılır?
Hazırlığı bağlantının iyi olduğu yerde, güne başlamadan önce yapın ve gerekiyorsa haritayı cihaza önceden indirin. Saha uygulamanızın çevrimdışı çalışma özelliklerini de kontrol edin.