Soğuk Satış (Ön Satış) Nedir? Sıcak Satıştan Farkı ve Süreci

Kısaca: Soğuk satış (ön satış), saha temsilcisinin müşteri ziyaretinde yalnızca sipariş aldığı, ürünün ise daha sonra depodan planlı bir sevkiyatla teslim edildiği satış modelidir. Sipariş bir teslimat sözüdür; bu sözün tutulması doğru stok bilgisine ve siparişin merkeze hızlı ulaşmasına bağlıdır.

Dağıtım yapan işletmelerde iki temel saha satış modeli vardır. Sıcak satışta ürün ziyaret sırasında araçtan teslim edilir. Soğuk satışta ise temsilci siparişi alır, teslimat ayrı bir adım olarak planlanır. Bu yazıda soğuk satışın ne olduğunu, sıcak satıştan hangi noktalarda ayrıldığını, sürecin adımlarını ve sık yaşanan sorunları ele alıyoruz.

Kısa özet

• Soğuk satış = ziyarette sipariş, sonrasında depodan planlı teslimat.
• Ön satış, soğuk satışın diğer adıdır; iki terim aynı modeli anlatır.
• Temsilci araçta ürün taşımaz; elindeki en önemli araç güncel stok, fiyat ve cari bilgisidir.
• Sipariş merkeze ne kadar geç ulaşırsa sevkiyat planı ve stok vaadi o kadar bozulur.
• Soğuk ve sıcak satış aynı işletmede, farklı ürün grupları veya bölgeler için birlikte kullanılabilir.

Soğuk Satış (Ön Satış) Nedir?

Soğuk satış, saha temsilcisinin müşteri noktasında siparişi kayda aldığı ve teslimatın daha sonra depodan yapıldığı satış biçimidir. Temsilcinin görevi müşteriyi ziyaret etmek, ihtiyacı belirlemek ve siparişi doğru şekilde almaktır. Ürünün hazırlanması, yüklenmesi ve teslim edilmesi lojistik ekibinin işidir.

Bu modelde sipariş bir sözdür. Müşteri, istediği ürünün kararlaştırılan günde ve miktarda geleceğini bekler. Temsilci sipariş alırken güncel stoğu göremiyorsa, depoda olmayan bir ürün için söz vermiş olur. Bu yüzden soğuk satışın başarısı sahadaki satış becerisi kadar, sahaya ulaşan bilginin doğruluğuna da bağlıdır.

Soğuk Satış ile Sıcak Satış Arasındaki Farklar

• Teslimat zamanı: Soğuk satışta teslimat siparişten sonra planlanır. Sıcak satışta teslimat aynı ziyarette yapılır.
• Stok kaynağı: Soğuk satışta sipariş merkez depo stoğundan karşılanır. Sıcak satışta araçtaki stoktan satış yapılır.
• Temsilcinin aracı: Soğuk satışta temsilci ürün taşımaz. Sıcak satışta araç hareketli bir depo gibidir.
• Ürün çeşidi: Soğuk satışta deponun tüm ürün yelpazesi sunulabilir. Sıcak satışta seçenek, araca yüklenen ürünlerle sınırlıdır.
• Belge: Soğuk satışta ziyarette sipariş kaydı oluşur; irsaliye ve fatura teslimatla birlikte düzenlenir. Sıcak satışta belge ziyaret sırasında kesilir.
• Temel risk: Soğuk satışta risk, tutulamayan teslimat sözüdür. Sıcak satışta risk, araç stoğunun yanlış görünmesidir.

Soğuk Satış Süreci Adım Adım

1. Ziyaret öncesi hazırlık

Temsilci güne, rota planına göre sıralanmış ziyaret listesiyle başlar. Her müşteri için açık bakiye, son siparişler ve geçerli fiyat listesi ziyaretten önce görülebilmelidir.

2. Sipariş alma

Müşteri noktasında ürünler ve miktarlar girilir. Geçerli kampanya ve iskontolar bu aşamada görünür olmalıdır. Temsilci, girdiği miktarın depoda karşılanıp karşılanamayacağını sipariş anında görebilmelidir.

3. Siparişin merkeze iletilmesi ve onay

Sipariş merkeze ulaşır ve işletmenin kurallarına göre onaylanır. Kredi limiti, vadesi geçmiş borç veya özel fiyat gibi durumlar onay adımında kontrol edilir. Siparişin gün sonunda toplu olarak değil, alındığı anda iletilmesi sevkiyat planına zaman kazandırır.

4. Stok ayırma ve sevkiyat planı

Onaylanan sipariş için stok ayrılır. Depo ürünleri hazırlar, sevkiyat ekibi teslimatları araçlara ve güzergâhlara dağıtır. Stok ayrılmazsa aynı ürün birden fazla müşteriye söz verilmiş olabilir.

5. Teslimat, fatura ve tahsilat

Ürün teslim edilir, irsaliye ve fatura düzenlenir. Tahsilat teslimatta veya bir sonraki ziyarette yapılabilir. Ayrıntılar için saha satışta tahsilat takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Soğuk Satışta Sık Yaşanan Sorunlar

• Güncel olmayan stok bilgisi: Temsilci depoda kalmamış ürün için sipariş alır, teslimat eksik gider.
• Geç iletilen sipariş: Kağıda yazılan veya gün sonunda aktarılan siparişler sevkiyat planına yetişmez.
• Çift veri girişi: Sahada alınan sipariş ofiste yeniden girilir; hem zaman kaybedilir hem de hata riski doğar.
• Yanlış fiyat veya iskonto: Eski fiyat listesiyle alınan sipariş, fatura aşamasında düzeltme ve itiraza yol açar.
• Eksik teslimatın takip edilmemesi: Karşılanamayan kalemler kayda geçmezse müşteri ikinci kez sipariş vermek zorunda kalır.

Bu sorunların ortak nedeni, saha ile merkezin aynı veriye bakmamasıdır. Siparişlerin muhasebe sistemine nasıl aktarıldığını Logo ERP entegrasyonu ve Mikro ERP entegrasyonu yazılarımızda anlattık.

Hangi İşletmeler İçin Uygundur?

Soğuk satış, şu durumlarda daha uygun bir modeldir:

• Ürün çeşidi araca sığmayacak kadar genişse
• Siparişler hacimli veya ağırsa
• Müşteriler düzenli aralıklarla, planlı sipariş veriyorsa
• Teslimat için özel araç veya ekipman gerekiyorsa
• Siparişin teslimattan önce onaydan geçmesi gerekiyorsa

Birçok işletme iki modeli birlikte kullanır. Hızlı dönen ürünler sıcak satışla, geniş ürün yelpazesi veya büyük hacimli siparişler soğuk satışla yönetilir. Burada önemli olan, kullanılan saha uygulamasının iki modeli de ayrı kurallarla destekleyebilmesidir.

Soğuk Satış Kontrol Listesi

• Temsilci sipariş alırken güncel depo stoğunu görebiliyor mu?
• Fiyat listeleri ve kampanyalar sahaya otomatik ulaşıyor mu?
• Sipariş alındığı anda merkeze iletiliyor mu?
• Kredi limiti ve vadesi geçmiş borç, sipariş anında kontrol ediliyor mu?
• Onaylanan sipariş için stok ayrılıyor mu?
• Eksik teslim edilen kalemler kayda geçiyor ve takip ediliyor mu?
• Sipariş ile teslimat arasındaki süre ölçülüyor mu?

Son maddedeki süre ve siparişin tam karşılanma oranı, soğuk satış ekibinin izlemesi gereken göstergelerdendir. Diğer göstergeler için saha satış ekibi KPI'ları yazımıza bakabilirsiniz.

S-Leader ile Soğuk Satış

S-Leader soğuk ve sıcak satış modellerini aynı saha ekibinde destekler. Temsilci sahada cari bakiyeye ve geçmiş siparişlere erişir, siparişi barkod okutarak veya listeden seçerek girer. Geçerli kampanyalar sipariş sırasında gösterilir. Onaylanan siparişler Logo veya Mikro ERP sistemine otomatik olarak kayıt edilir; böylece siparişin ofiste yeniden girilmesi gerekmez.

Ön satış sürecinizi nasıl sadeleştirebileceğinizi görmek isterseniz ücretsiz demo talep edebilirsiniz.