Kısaca: Plasiyer bölge devri, bir plasiyerin müşteri portföyünü, açık işlerini ve sahadaki sorumluluklarını başka bir plasiyere düzenli biçimde aktarmasıdır. İyi bir devirde müşteri listesi ve ziyaret günleri, açık tahsilat ve siparişler, araç stoğu ve kasa, müşteriye verilen sözler ve ziyaret notları eksiksiz aktarılır; yeni plasiyer ilk ziyaretlerini devreden kişiyle birlikte yapar ve müşteriye değişiklik önceden bildirilir.
Plasiyer ayrıldığında, başka bölgeye geçtiğinde veya uzun izne çıktığında en büyük risk, bilginin onunla birlikte gitmesidir. Hangi market sahibinin hangi gün ödeme yaptığı, kimin hangi ürünü neden almadığı, kime hangi sözün verildiği çoğu zaman yalnızca plasiyerin aklındadır. Devir plansız yapılırsa yeni plasiyer bu bilgileri müşteriden tek tek öğrenmek zorunda kalır ve müşteri kendini sıfırdan anlatmaktan yorulur.
Plasiyer bölge devri nedir?
Plasiyer bölge devri, bir saha bölgesindeki müşterilerin, açık işlerin ve sahadaki varlıkların sorumluluğunun belirli bir tarihte bir plasiyerden diğerine geçirilmesidir.
Devir üç durumda karşımıza çıkar. Kalıcı devirde plasiyer firmadan ayrılır veya başka bir bölgeye geçer. Bölge düzenlemesinde müşteriler yeni rotalara dağıtılır. Geçici devirde ise izin, hastalık veya eğitim gibi nedenlerle bölge bir süre başka bir plasiyere emanet edilir. Üçünde de amaç aynıdır: Müşteri devri hissetmeden hizmet almaya devam etmelidir.
Devirde aktarılması gereken 6 bilgi
1. Müşteri listesi ve ziyaret günleri
Bölgedeki her müşterinin ziyaret günü, ziyaret sıklığı ve rotadaki yeri aktarılmalıdır. Rotanın nasıl kurulduğunu bilmeyen yeni plasiyer, ilk haftalarda gereksiz yol yapar. Rota mantığını saha satışta rota planlama yazımızda anlattık.
2. Açık tahsilatlar, çek ve senetler
Vadesi geçmiş faturalar, yaklaşan çek ve senet vadeleri ve müşteriyle yapılmış ödeme anlaşmaları devir listesinin başında olmalıdır. Tahsilat bilgisinin sahada nasıl tutulacağını saha satışta tahsilat takibi yazımızda ele aldık.
3. Açık siparişler ve iadeler
Henüz teslim edilmemiş siparişler, bekleyen iadeler ve çözülmemiş fiyat farkları aktarılmazsa müşteri aynı konuyu yeni plasiyere yeniden anlatmak zorunda kalır.
4. Araç stoğu ve kasa
Sıcak satış yapan ekiplerde araçtaki ürünler sayılmalı, sistemdeki stokla karşılaştırılmalı ve kasadaki nakit ile tahsilat makbuzları mutabık edilmelidir. Araç stoğunun nasıl yönetildiğini sıcak satış yazımızda bulabilirsiniz.
5. Verilen sözler ve özel anlaşmalar
Müşteriye söz verilen bir numune, bir teşhir düzenlemesi veya merkezle onaylanmış bir özel koşul varsa yazılı olarak aktarılmalıdır. Bilinmeyen bir söz, yeni plasiyerin müşteri önünde güvenilirliğini zedeler.
6. Ziyaret notları ve iletişim kişileri
Satın almaya kim karar veriyor, kim siparişi veriyor, ödemeyi kim yapıyor? Bu kişilerin adı ve rolü ile son ziyaret notları devrin en değerli parçasıdır. Ziyaretlerde neyin kayda geçmesi gerektiğini ziyaret formu yazımızda anlattık.
Bölge devri adım adım nasıl yapılır?
1. Devir tarihini ve sorumluyu belirleyin
Devrin başlangıç ve bitiş tarihini, devreden ve devralan plasiyeri ve süreci takip edecek yöneticiyi netleştirin. Geçici devirde dönüş tarihini de yazın.
2. Devir listesini hazırlayın
Yukarıdaki altı başlığı müşteri bazında bir listeye dökün. Liste, devreden plasiyerin hafızasına değil, sistemdeki kayıtlara dayanmalıdır; plasiyer yalnızca eksikleri tamamlamalıdır.
3. Birlikte ziyaret yapın
Mümkünse devreden ve devralan plasiyer, özellikle önemli müşterileri birlikte ziyaret etsin. Yüz yüze tanıştırma, müşterinin yeni plasiyere güvenmesini kolaylaştırır.
4. Stok ve kasa mutabakatını imzalayın
Araç stoğu, kasa ve tahsilat makbuzları iki plasiyerin ve yöneticinin önünde sayılıp kayda geçirilmelidir. Mutabakatsız devir, sonradan kimin sorumlu olduğu tartışmasına yol açar.
5. Sistemde atamayı ve erişimi güncelleyin
Müşteriler ve rotalar yeni plasiyere atanmalı, firmadan ayrılan plasiyerin uygulama ve cihaz erişimi kapatılmalıdır. Müşteri iletişim bilgileri kişisel veri içerebileceği için erişimin zamanında kapatılması veri güvenliği açısından da önemlidir; kişisel verilerin korunmasına ilişkin güncel düzenlemeler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesine bakabilirsiniz.
6. Müşteriye haber verin
Müşteri, yeni plasiyerin adını ve iletişim bilgisini devirden önce öğrenmelidir. Habersiz gelen yeni bir yüz, özellikle ödeme konuşmalarında güven sorunu yaratır.
Geçici devirde nelere dikkat edilmeli?
Kısa süreli devirlerde bilgi aktarımı daha hafif olabilir ama atlanmamalıdır. Emanet alan plasiyer, kendi bölgesine ek olarak bu bölgeyi de ziyaret edeceği için rota yeniden planlanmalıdır. Dönüşte aynı liste ters yönde kullanılır: Emanet döneminde alınan siparişler, yapılan tahsilatlar ve verilen sözler asıl plasiyere aktarılır.
Sık yapılan hatalar
Devri son güne bırakmak: Ayrılan plasiyerin son gününde yapılan devir aceleye gelir ve tahsilat, söz gibi konular atlanır.
Bilgiyi sözlü aktarmak: Sözlü anlatılan bilgi birkaç hafta içinde unutulur. Devir listesi yazılı ve müşteri bazında olmalıdır.
Mutabakat yapmamak: Stok ve kasa sayılmadan yapılan devirde fark çıktığında sorumluluk belirsiz kalır.
Erişimi açık bırakmak: Ayrılan plasiyerin uygulama hesabı açık kalırsa müşteri verilerine yetkisiz erişim riski doğar.
S-Leader ile bölge devrine hazırlık
S-Leader saha satış uygulamasında saha ekipleri haritada izlenir ve sahadaki hareketler web tabanlı BackOffice üzerinden takip edilir. Cari bakiyeler, geciken ve yaklaşan tahsilatlar sahada görüntülenir; çek ve senet vadeleri otomatik hesaplanır. Günlük ziyaret rotaları otomatik oluşturulur ve rotaya uyum raporlanır. Ekip içi yazılı ve sesli mesajlar BackOffice'ten izlenebilir, acil duyurular push bildirimiyle iletilir. S-Leader, Logo ve Mikro ERP ile entegre çalışır. Böylece devir listesinin büyük kısmı plasiyerin hafızasından değil, sistemdeki kayıtlardan çıkar. ÇAP Teknoloji olarak devir sürecinizi ekibinizle birlikte planlıyoruz. Ücretsiz demo için iletişime geçebilirsiniz.
Özet
Plasiyer bölge devri, müşterinin değişikliği hissetmeden hizmet almaya devam etmesini sağlamalıdır. Müşteri listesini, açık tahsilat ve siparişleri, araç stoğu ve kasayı, verilen sözleri ve ziyaret notlarını yazılı olarak aktarın. Birlikte ziyaret yapın, mutabakatı imzalayın, sistemde atamayı ve erişimi güncelleyin ve müşteriye önceden haber verin.
Sıkça Sorulan Sorular
Bölge devri ne kadar önceden planlanmalı?
Süre bölgenin büyüklüğüne ve devrin nedenine göre değişir. Önemli olan devir listesinin, birlikte ziyaretlerin ve stok ile kasa mutabakatının devreden plasiyer hâlâ görevdeyken tamamlanmasıdır.
Devir listesine neler girmeli?
Müşteri bazında ziyaret günü, açık tahsilat ve çek ve senetler, açık siparişler ve iadeler, araç stoğu ve kasa durumu, verilen sözler ve özel anlaşmalar ile iletişim kişileri ve son ziyaret notları.
Ayrılan plasiyerin erişimi ne zaman kapatılmalı?
Devir tamamlanıp mutabakat imzalandığında, plasiyerin uygulama ve cihaz erişimi gecikmeden kapatılmalıdır. Müşteri iletişim bilgileri kişisel veri içerebileceği için bu adım veri güvenliği açısından da önemlidir.
Geçici devirle kalıcı devir arasındaki fark nedir?
Kalıcı devirde müşteriler ve rotalar yeni plasiyere tamamen atanır. Geçici devirde bölge bir süre emanet edilir ve dönüşte emanet döneminde yapılan işler asıl plasiyere geri aktarılır.