Kısaca: Sahada fatura yazdırma, plasiyerin satış veya teslimat anında faturayı mobil cihazdan Bluetooth yazıcıya gönderip müşteriye basılı olarak vermesidir. Sağlıklı bir düzen için yazıcıyı kâğıt formatına ve gün boyu kullanıma göre seçin, fatura tasarımını bu formata uyarlayın ve her cihazı kendi yazıcısıyla eşleştirin. Gün sonunda basılan faturaları sistemdeki kayıtlarla karşılaştırmak da düzenin parçasıdır.
Araçlı satış yapan bir plasiyer ürünleri indirir, müşteri faturayı ister. Fatura merkezde kesilip sonradan gönderilecekse müşteri bekler, plasiyer bir sonraki ziyarette aynı konuyu yeniden açar. Faturanın el yazısıyla doldurulması ise hem zaman alır hem de sistemdeki kayıtla uyuşmama riski taşır. Sahada yazdırma, bu iki sorunu aynı anda çözer: Belge, sistemdeki kayıtla aynı anda ve aynı içerikle oluşur.
Sahada fatura yazdırma nedir?
Sahada fatura yazdırma, satış uygulamasında oluşturulan faturanın taşınabilir bir yazıcıdan müşterinin yanında basılmasıdır.
Bu yazıcılar genellikle küçük, pille çalışan ve telefona veya tablete Bluetooth ile bağlanan cihazlardır. Fatura bilgileri uygulamada hazırlanır, yazıcı yalnızca çıktıyı üretir. Bu yüzden belgenin doğruluğu yazıcıya değil, uygulamadaki fiyat, iskonto ve stok bilgisine bağlıdır.
Hangi satış modelinde sahada yazdırma gerekir?
En çok ihtiyaç duyulan model, ürünün araçta taşındığı ve satışla teslimatın aynı anda yapıldığı sıcak satıştır. Bu modelde fatura ya da irsaliye müşteriye teslim anında verilir. Ayrıntıları sıcak satış yazımızda anlattık.
Ön satışta ise plasiyer siparişi alır, teslimat ve fatura genellikle daha sonra ayrı bir ekipten gelir. Bu modelde sahada yazıcı, sipariş özeti veya tahsilat makbuzu gibi belgeler için yine işe yarayabilir. Hangi belgenin sahada basılacağına satış modelinize göre karar verin.
Hangi durumda basılı belge verilmesi gerektiği ve elektronik belgelerin müşteriye nasıl iletileceği mevzuata bağlıdır. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanıyorsanız bu konuyu mali müşavirinizle netleştirin.
Bluetooth yazıcı seçerken nelere bakılmalı?
Kâğıt formatı
Taşınabilir yazıcılar dar ve geniş rulo formatlarında bulunur. Dar format cebe sığan küçük cihazlara uygundur; geniş format ise çok kalemli faturaların daha okunaklı basılmasını sağlar. Seçimi, faturanızdaki ortalama kalem sayısına ve müşterinin belgeyi nasıl sakladığına göre yapın.
Pil ve şarj düzeni
Yazıcı, plasiyerin günü boyunca dayanmalıdır. Üretici bilgilerindeki pil süresini kendi rotanızda deneyin; günün sonunda değil, ortasında biten bir pil bütün düzeni bozar. Araçta şarj imkânı ve yedek pil seçeneğini baştan planlayın.
Dayanıklılık
Sahadaki cihaz düşer, tozlanır, sıcakta ve soğukta kalır. Kemer klipsi, darbeye dayanıklı gövde ve kolay kâğıt değişimi, ofis yazıcısında önemsiz görünen ama sahada fark yaratan ayrıntılardır.
Uygulama ve cihaz uyumu
Yazıcının sizin satış uygulamanızla ve plasiyerlerin kullandığı telefon veya tabletle çalıştığını satın almadan önce test edin. Tek bir örnek cihazla, gerçek bir fatura tasarımıyla deneme yapmak, toplu alımdan sonra çıkacak sürprizleri önler.
Kâğıt ve okunabilirlik
Taşınabilir yazıcıların çoğu ısıyla basan termal kâğıt kullanır. Termal çıktılar ısı ve güneş ışığından etkilenebilir; bu yüzden belgenin asıl kaydı her zaman sistemde ve ERP'de tutulmalıdır. Müşterinin uzun süre saklaması gereken bir belge varsa elektronik kopyasının da ulaştığından emin olun.
Sahada fatura yazdırma için 6 adımlı kurulum
1. Fatura tasarımını kâğıda göre hazırlayın
Ofiste A4 için hazırlanmış bir tasarım dar rulo kâğıtta okunmaz hale gelir. Firma bilgileri, müşteri, kalemler, iskontolar, vergiler ve toplamlar seçtiğiniz formatta tek sütun halinde, okunaklı punto ile yer almalıdır.
2. Her cihazı kendi yazıcısıyla eşleştirin
Android cihazlarda eşleştirme Ayarlar içindeki Bluetooth bölümünden "Yeni cihaz eşle" adımıyla yapılır. Android Yardım sayfasına göre cihazlar, eşleşme kaldırılana kadar eşli kalır. Yazıcıların üzerine plasiyer veya araç adını yazın; aynı depodan çıkan iki aracın yazıcıları karışırsa fatura yanlış cihazdan basılabilir.
3. Test baskısı alın
Gerçek bir müşteri ve çok kalemli bir sipariş ile test faturası basın. Türkçe karakterleri, uzun ürün adlarını, iskonto satırlarını ve toplamları kontrol edin. Barkodlu satış yapıyorsanız okutulan ürünlerin faturaya doğru yansıdığını da görün; bu konuyu barkodlu sipariş yazımızda ele aldık.
4. Numara ve seri düzenini merkezle birlikte belirleyin
Sahada kesilen faturaların numaraları, merkezde kesilenlerle çakışmamalıdır. Seri ve numara düzenini ERP tarafıyla birlikte kurun ve e-belge kurallarını mali müşavirinizle doğrulayın.
5. Kâğıt ve şarj rutinini yazılı hale getirin
Sabah araç yüklenirken yazıcının şarjı ve yedek kâğıt rulosu da kontrol listesine girsin. Kâğıdı biten bir yazıcı, ürün araçta olsa bile satışı yarıda bırakır.
6. Gün sonunda basılan faturaları kontrol edin
Gün sonunda uygulamadaki fatura listesini, basılan belgeler ve tahsilatlarla karşılaştırın. Basılamayan veya iptal edilen bir belge varsa nedenini aynı gün kayda geçirin. Bu kontrolü gün sonu raporu düzeninizin bir parçası yapın.
Sık yapılan hatalar
Yazıcıyı fiyatına göre seçmek: Gün ortasında biten pil veya okunmayan çıktı, ucuz cihazın tasarrufunu kısa sürede siler.
Tasarımı test etmemek: A4 tasarımı dar kâğıda sığdırmaya çalışmak, kesik satırlar ve okunmayan toplamlar doğurur.
Basılı belgeyi tek kayıt saymak: Termal çıktı solabilir veya kaybolabilir. Asıl kayıt sistemde, teslim kanıtı ise dijital teslimat onayı gibi bir kayıtla tutulmalıdır.
Eşleştirmeyi rastgele bırakmak: Yazıcı ve cihaz eşleşmesi belli değilse plasiyer sabah ilk müşteride bağlantı arar.
Mevzuatı varsaymak: Hangi belgenin ne zaman basılı verileceğini tahmin etmeyin; mali müşavirinizle doğrulayın.
S-Leader ile sahada fatura yazdırma
S-Leader saha satış uygulamasında Bluetooth yazıcılarla dar veya geniş kâğıt formatında, sahada kablosuz fatura baskısı alınabilir. Barkod okuyuculu el terminalleri veya Android tablet ve telefonlarla ürün okutularak hızlı sipariş ve fatura işlemi yapılır. S-Leader, Logo ve Mikro ERP ile entegre çalıştığı için sahada oluşan belge merkezdeki kayıtla aynı düzende ilerler. ÇAP Teknoloji olarak fatura tasarımının kâğıt formatına uyarlanmasını ve cihaz düzeninin kurulmasını ekibinizle birlikte yapıyoruz. Ücretsiz demo için iletişime geçebilirsiniz.
Özet
Sahada fatura yazdırma, doğru yazıcı kadar doğru düzene de bağlıdır. Kâğıt formatını faturanıza göre seçin, tasarımı bu formata uyarlayın, her cihazı kendi yazıcısıyla eşleştirin, gerçek bir siparişle test edin, numara düzenini merkezle birlikte kurun ve gün sonunda basılan belgeleri sistemle karşılaştırın. Mevzuatla ilgili soruları mali müşavirinizle netleştirin.
Sıkça Sorulan Sorular
Sahada fatura yazdırmak için hangi yazıcı gerekir?
Genellikle telefona veya tablete Bluetooth ile bağlanan, pille çalışan taşınabilir bir yazıcı kullanılır. Seçimde kâğıt formatı, pil süresi, dayanıklılık ve satış uygulamanızla uyum belirleyicidir; toplu alımdan önce tek bir cihazla test edin.
Bluetooth yazıcı telefona nasıl eşleştirilir?
Android cihazlarda Ayarlar içindeki Bluetooth bölümünden yeni cihaz eşle adımıyla yazıcıyı seçersiniz. Android Yardım'a göre cihazlar, eşleşme kaldırılana kadar eşli kalır. Yazıcıyı satış uygulamasında da seçmeniz gerekebilir.
Termal kâğıda basılan fatura uzun süre saklanabilir mi?
Termal çıktılar ısı ve ışıktan etkilenebilir. Bu yüzden basılı belgeyi tek kayıt saymayın; asıl kaydın sistemde ve ERP'de tutulduğundan, gerekiyorsa müşteriye elektronik kopyanın da ulaştığından emin olun.
e-Fatura kullanan bir firma sahada kâğıt fatura basabilir mi?
Hangi durumda basılı belge verileceği ve elektronik belgenin müşteriye nasıl iletileceği mevzuata bağlıdır. Satış modelinizi ve kullandığınız e-belge türlerini mali müşavirinizle birlikte değerlendirin.