Mikro ERP ile Saha Satış Otomasyonu Entegrasyonu

S-Leader, Mikro ERP ile entegre çalışan mobil bir saha satış otomasyon sistemidir. Sahada onaylanan siparişler ve tahsilatlar otomatik olarak Mikro'ya kayıt olarak işlenir; saha ekibi de cari bakiye, geçmiş sipariş ve satış bilgilerine mobil cihazından anlık olarak erişir. Böylece muhasebenin gördüğü veri ile sahanın gördüğü veri aynı kalır.

Mikro, Türkiye'de yaygın kullanılan iki büyük yerli ERP çözümünden biri. Buna rağmen saha satış uygulamalarının çoğu entegrasyonu ya hiç sunmaz ya da gün sonunda çalışan tek yönlü bir aktarımla sınırlı tutar. Bu yazıda entegrasyonun ne yaptığını, hangi verinin hangi yönde aktığını ve bir entegrasyon projesinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyoruz.

Entegrasyonsuz çalışmanın gerçek maliyeti

Saha satış uygulaması ERP'den bağımsız çalıştığında ortaya çıkan tablo çoğu firmada aynıdır:

• Temsilci, gün içinde güncelliğini yitirmiş stok bilgisiyle satış yapar; olmayan ürün sipariş edilir
• Müşteriye özel fiyat ve kampanya mobil tarafta eksik kalır, manuel iskonto hataları başlar
• Sipariş fişleri ofiste ERP'ye yeniden girilir; aynı veri iki kez, iki farklı kişi tarafından işlenir
• Sahada yapılan tahsilat cari hesaba geç yansır, temsilci bir sonraki ziyarette yanlış bakiye görür
• Ay sonunda muhasebe ile saha raporları tutmaz, mutabakat günlere yayılır

Bu maliyetlerin hiçbiri faturada görünmez; zaman kaybı, hatalı sipariş ve müşteri memnuniyetsizliği olarak dağılır.

Hangi veri hangi yönde akar?

Sağlıklı bir Mikro entegrasyonu çift yönlüdür. Yönler şu şekilde ayrışır:

Mikro ERP'den mobil cihaza: cari hesap bakiyeleri, müşterinin geçmiş sipariş ve satış bilgileri, ürün ve stok bilgisi, fiyat listeleri ile kampanya tanımları. Saha ekibi müşterinin yanındayken bu verileri anlık görüntüler.

Mobil cihazdan Mikro ERP'ye: sahada oluşturulan ve onaylanan siparişler ile tahsilat kayıtları. S-Leader'da onaylanan sipariş ve tahsilatlar otomatik olarak Mikro'ya kayıt olarak işlenir; ofiste ikinci bir veri girişi gerekmez.

Tahsilat tarafı neden ayrıca önemli?

Vadeli satışın olduğu her sektörde alacak yönetimi, satışın kendisi kadar kritiktir. Entegrasyon doğru kurulduğunda saha ekibi cari borç hareketlerini, geciken ve yaklaşan tahsilatları müşterinin yanındayken görebilir. S-Leader'da çek ve senet vadeleri ile tutarları otomatik hesaplanarak doğru tahsilat planlanır. Tahsilat kaydı girildiği anda Mikro tarafındaki cari hesaba yansıdığı için, bir sonraki ziyarette temsilcinin gördüğü bakiye gerçek bakiyedir.

Sıcak satış ve soğuk satışta entegrasyon farkı

Sıcak satışta ürün, sipariş alındığı anda teslim edilir; dolayısıyla stok hareketi ile belge aynı anda oluşur ve entegrasyonun gecikmesiz çalışması doğrudan stok doğruluğunu etkiler. Soğuk (ön) satışta sipariş alınır, teslimat ayrı bir aşamada yapılır; burada da siparişin ERP'ye zamanında düşmesi sevkiyat planlamasını belirler. S-Leader her iki modeli de desteklediği için, aynı saha organizasyonu içinde farklı satış biçimleri yürüten firmalar tek sistemle çalışabilir.

Sahada belge: barkod ve mobil yazıcı

Entegrasyonun tamamlayıcısı, belgenin de sahada oluşmasıdır. S-Leader, barkod okuyuculu el terminalleriyle ya da Android tablet ve telefonlarla barkod okutarak hızlı sipariş ve fatura işlemi yapılmasına imkân verir. Bluetooth yazıcılarla dar veya geniş kağıt formatında, sahada kablosuz fatura baskısı alınabilir. Böylece müşteri belgeyi temsilci henüz yanındayken teslim alır.

Teknik altyapı ve barındırma

S-Leader BackOffice %100 Microsoft teknolojisiyle, .NET Core ile geliştirilir; Windows Server, Linux Server, MS SQL ve MySQL destekler. Sistem ister kendi sunucunuzda ister bulutta barındırılabilir — verilerin kurum içinde kalması gereken firmalar için bu önemli bir tercih alanıdır. Mobil uygulama native olarak geliştirilir; Android, iOS, Windows Mobile ve Windows Desktop platformlarında çalışır ve ortalama donanıma sahip cihazlarda performanslı çalışacak şekilde optimize edilmiştir.

Mikro entegrasyon projesinde dikkat edilmesi gerekenler

• Veri temizliği önce gelir. Mikro tarafındaki mükerrer cari kayıtları, kullanılmayan ürün kartları ve güncel olmayan fiyat listeleri entegrasyondan önce düzeltilmelidir; aksi halde saha ekibi kirli veriyle karşılaşır.
• Yetki ve iskonto limitleri baştan tanımlanmalı. Temsilcinin hangi müşteriye hangi fiyatla satış yapabileceği ve manuel iskonto sınırı, projenin ilk aşamasında netleşmelidir.
• Pilot bölgeyle başlayın. Tüm saha ekibini aynı anda geçirmek yerine tek bir bölgeyle başlamak, süreç aksaklıklarını düşük riskle ortaya çıkarır.
• Çevrimdışı senaryo test edilmeli. S-Leader'ın çevrimdışı çalışabilme özelliği sayesinde bağlantı olmayan bölgelerde de işlem girişi sürer ve bağlantı sağlandığında veriler otomatik senkronize olur; bu akışı pilot aşamada gerçek sahada denemek önemlidir.
• Kullanıcı eğitimi küçümsenmemeli. Saha ekibi sistemi benimsemezse en iyi entegrasyon bile kağıda geri dönüşü engellemez.

Mikro kullanmıyorsanız

S-Leader, Logo ERP ile de aynı şekilde entegre çalışır ve gerektiğinde bağımsız olarak da kullanılabilir. ERP'si olmayan ya da ERP geçişini sonraya bırakmış firmalar sipariş, tahsilat, rota ve raporlama süreçlerini S-Leader üzerinden yürütüp, ERP'ye geçtiklerinde entegrasyonu devreye alabilir.

Mikro ERP kullanıyor ve saha satış sürecinizi dijitalleştirmek istiyorsanız, mevcut yapınıza uygun bir entegrasyon senaryosunu birlikte değerlendirebiliriz. S-Leader'ın tüm özelliklerini inceleyebilir veya firmanıza özel ücretsiz demo talep edebilirsiniz.