Außendienst-Vertriebsautomatisierung mit Mikro ERP

S-Leader ist ein mobiles System zur Außendienst-Vertriebsautomatisierung, das mit Mikro ERP integriert ist. Im Außendienst freigegebene Aufträge und Zahlungseingänge werden automatisch als Datensätze nach Mikro gebucht, während das Team über das mobile Gerät live auf Debitorensalden, frühere Aufträge und Verkaufshistorie zugreift. So bleiben die Daten der Buchhaltung und die des Außendienstes identisch.

Mikro ist eine der beiden in der Türkei weit verbreiteten heimischen ERP-Lösungen. Dennoch bieten die meisten Außendienstanwendungen entweder gar keine Integration oder beschränken sie auf eine einseitige Übertragung am Tagesende. Dieser Beitrag behandelt, was die Integration leistet, welche Daten in welche Richtung fließen und worauf in einem Integrationsprojekt zu achten ist.

Die tatsächlichen Kosten fehlender Integration

Arbeitet eine Außendienstanwendung unabhängig vom ERP, entsteht in den meisten Unternehmen dasselbe Bild:

• Der Mitarbeiter verkauft auf Basis tagsüber veralteter Bestände; nicht vorhandene Ware wird bestellt
• Kundenspezifische Preise und Kampagnen fehlen auf der mobilen Seite, manuelle Rabattfehler beginnen
• Auftragsbelege werden im Büro erneut ins ERP eingegeben; dieselben Daten werden zweimal von zwei Personen erfasst
• Vor Ort erfasste Zahlungseingänge erreichen das Debitorenkonto verspätet, beim nächsten Besuch sieht der Mitarbeiter einen falschen Saldo
• Zum Monatsende stimmen Buchhaltungs- und Außendienstberichte nicht überein, die Abstimmung zieht sich über Tage

Keine dieser Kosten erscheint auf einer Rechnung; sie verteilen sich als Zeitverlust, Fehlaufträge und unzufriedene Kunden.

Welche Daten fließen in welche Richtung?

Eine saubere Mikro-Integration arbeitet bidirektional. Die Richtungen gliedern sich wie folgt:

Von Mikro ERP auf das mobile Gerät: Debitorensalden, frühere Auftrags- und Verkaufsdaten des Kunden, Artikel- und Bestandsdaten sowie Preislisten und Kampagnendefinitionen. Der Außendienst sieht all dies live beim Kunden.

Vom mobilen Gerät nach Mikro ERP: im Außendienst erstellte und freigegebene Aufträge sowie Zahlungseingänge. In S-Leader werden freigegebene Aufträge und Zahlungseingänge automatisch als Datensätze nach Mikro gebucht; eine zweite Erfassung im Büro entfällt.

Warum die Inkassoseite gesondert zählt

In jeder Branche mit Zielverkäufen ist das Forderungsmanagement so kritisch wie der Verkauf selbst. Bei korrekt aufgesetzter Integration sieht der Außendienst Sollbewegungen sowie überfällige und anstehende Zahlungen direkt beim Kunden. In S-Leader werden Fälligkeiten und Beträge von Schecks und Wechseln automatisch berechnet, sodass der richtige Zahlungseingang geplant werden kann. Da der Zahlungseingang sofort auf das Debitorenkonto in Mikro wirkt, ist der beim nächsten Besuch angezeigte Saldo der tatsächliche.

Der Integrationsunterschied zwischen Verkaufsfahrer- und Vorverkaufsmodell

Beim Verkaufsfahrermodell wird die Ware im Moment der Auftragsannahme übergeben; Bestandsbewegung und Beleg entstehen also gleichzeitig, und jede Verzögerung der Integration wirkt sich direkt auf die Bestandsgenauigkeit aus. Beim Vorverkauf wird der Auftrag erfasst und separat geliefert; hier bestimmt der rechtzeitige Eingang des Auftrags im ERP die Versandplanung. Da S-Leader beide Modelle unterstützt, können Unternehmen mit unterschiedlichen Verkaufsformen innerhalb derselben Außendienstorganisation mit einem einzigen System arbeiten.

Belege vor Ort: Barcode und mobiler Druck

Vervollständigt wird die Integration dadurch, dass auch der Beleg vor Ort entsteht. S-Leader ermöglicht schnelle Auftrags- und Rechnungsvorgänge durch Barcode-Scannen mit Handterminals oder Android-Tablets und -Telefonen. Mit Bluetooth-Druckern lassen sich Rechnungen vor Ort kabellos in schmalem oder breitem Papierformat drucken, sodass der Kunde den Beleg erhält, während der Mitarbeiter noch vor Ort ist.

Technische Basis und Hosting

Das S-Leader BackOffice wird zu 100 % mit Microsoft-Technologie auf .NET Core entwickelt und unterstützt Windows Server, Linux Server, MS SQL und MySQL. Das System kann auf Ihrem eigenen Server oder in der Cloud betrieben werden — eine wichtige Wahl für Unternehmen, deren Daten im Haus bleiben müssen. Die mobile Anwendung wird nativ entwickelt, läuft unter Android, iOS, Windows Mobile und Windows Desktop und ist für Geräte mittlerer Ausstattung optimiert.

Worauf in einem Mikro-Integrationsprojekt zu achten ist

• Datenbereinigung kommt zuerst. Doppelte Debitorenstammsätze, ungenutzte Artikelkarten und veraltete Preislisten auf der Mikro-Seite sollten vor der Integration bereinigt werden; sonst trifft der Außendienst auf unsaubere Daten.
• Berechtigungen und Rabattgrenzen vorab definieren. Welcher Mitarbeiter welchem Kunden zu welchem Preis verkaufen darf und wo die manuelle Rabattgrenze liegt, muss in der ersten Projektphase geklärt sein.
• Mit einer Pilotregion beginnen. Statt das gesamte Team auf einmal umzustellen, deckt der Start mit einer einzelnen Region Prozessprobleme bei geringem Risiko auf.
• Das Offline-Szenario muss getestet werden. Dank der Offline-Fähigkeit von S-Leader läuft die Vorgangserfassung auch ohne Verbindung weiter und synchronisiert automatisch, sobald die Verbindung zurückkehrt; dieser Ablauf sollte im Pilotbetrieb real im Feld erprobt werden.
• Anwenderschulung nicht unterschätzen. Nimmt der Außendienst das System nicht an, verhindert auch die beste Integration die Rückkehr zum Papier nicht.

Wenn Sie Mikro nicht einsetzen

S-Leader ist mit Logo ERP auf dieselbe Weise integriert und kann bei Bedarf auch eigenständig genutzt werden. Unternehmen ohne ERP oder mit aufgeschobener ERP-Einführung können Auftrags-, Inkasso-, Routen- und Reportingprozesse über S-Leader führen und die Integration aktivieren, sobald sie auf ein ERP umsteigen.

Wenn Sie Mikro ERP einsetzen und Ihren Außendienstprozess digitalisieren möchten, prüfen wir gemeinsam ein zu Ihrer bestehenden Umgebung passendes Integrationsszenario. Sie können alle Funktionen von S-Leader ansehen oder eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene kostenlose Demo anfordern.