Bestellvorschlag im Außendienst: Die richtige Menge beim Kundenbesuch

Kurz gesagt: Ein Bestellvorschlag ist eine vorbereitete Liste aus Artikeln und Mengen, die beim Kundenbesuch auf dem Bildschirm des Außendienstes erscheint – berechnet aus Bestellrhythmus, Regalbestand, Lagerverfügbarkeit und Gebindegröße. Ein guter Bestellvorschlag entscheidet nicht für den Außendienst; er bringt vergessene Artikel und eine geschätzte Menge auf den Tisch, die endgültige Bestellung vereinbart der Mitarbeitende mit dem Kunden.

Ein Außendienstler besucht täglich Dutzende Verkaufsstellen. Bei Hunderten Artikeln pro Markt lässt sich die Frage „Was hat er letztes Mal gekauft, und was steht noch im Regal?“ kaum aus dem Gedächtnis beantworten. Das Ergebnis kennt jeder: Ein Dauerläufer fehlt in der Bestellung, ein anderer Artikel wird zu viel bestellt, und beim nächsten Besuch geht es um Retouren oder leere Regalflächen.

Was ist ein Bestellvorschlag?

Ein Bestellvorschlag ist eine Berechnung, die schätzt, wie viel ein bestimmter Kunde bis zur nächsten Lieferung braucht, und diese Menge als Startwert in der Auftragserfassung anzeigt. Der Vorschlag ist ein Ausgangspunkt, keine Pflicht: Der Außendienst kann die Menge erhöhen, senken oder die Zeile löschen.

Ein Bestellvorschlag ist mehr als eine Wiederholungsbestellung. „Letzte Bestellung kopieren“ berücksichtigt weder den Restbestand im Regal noch saisonale Schwankungen. Der Vorschlag betrachtet Abverkaufstempo und aktuellen Bestand gemeinsam.

Aus welchen Daten entsteht ein Bestellvorschlag?

Bestellrhythmus

Wie oft und in welcher Menge ein Kunde einen Artikel kauft, ist die Grundlage des Vorschlags. Der Durchschnitt der letzten Bestellungen statt einer einzelnen glättet einmalige Großbestellungen.

Bestand im Regal des Kunden

Wenn der Außendienst beim Besuch Regal und Lager prüft und die Restmenge erfasst, wird der Vorschlag deutlich realistischer. Gibt es bereits Regalkontrollen, kann diese Zählung Teil der Merchandising-Kontrolle im Außendienst sein.

Verfügbarkeit im Lager

Ist ein vorgeschlagener Artikel im Lager nicht vorrätig, sollte die Zeile mit einem Hinweis erscheinen; sonst wird dem Kunden etwas zugesagt, das nicht geliefert werden kann. Wie der Live-Bestand ins Feld kommt, erklären wir im Beitrag zur Lagerbestand-Sichtbarkeit im Außendienst.

Aktionen, Saison und Gebinde

Laufende Aktionen und Saisonartikel können den Vorschlag erhöhen; wird in Kartons verkauft, ist die Menge auf volle Gebinde zu runden. Die Preisseite behandeln wir im Beitrag zum Aktions- und Rabattmanagement.

Eine einfache Berechnungslogik

Auch ohne komplexes Prognosemodell gelingt ein guter Start. Die Logik: täglichen Abverkauf ermitteln, mit den Tagen bis zur nächsten Lieferung multiplizieren, einen kleinen Sicherheitspuffer addieren, den Regalbestand abziehen und auf volle Gebinde runden.

Beispiel: Kauft ein Markt etwa alle zwei Wochen 10 Kartons eines Artikels, verbraucht er rund 0,7 Kartons pro Tag. Liegt die nächste Lieferung 14 Tage entfernt, beträgt der Bedarf etwa 10 Kartons; stehen noch 3 Kartons im Regal und kommt 1 Karton Puffer hinzu, lautet der Vorschlag 8 Kartons. Die Zahlen veranschaulichen nur die Rechnung und müssen mit eigenen Kundendaten abgestimmt werden.

Wann sollte der Außendienst den Vorschlag ändern?

Der Vorschlag blickt zurück, der Außendienst sieht das Heute. Vielleicht hat der Kunde ein Konkurrenzprodukt gelistet, der Laden schließt bald für einen Umbau, oder ein lokales Ereignis steht an. Dann sollte die Menge angepasst werden – mit einem kurzen Grundcode (Wettbewerb, Aktion, Schließung, Regalfläche).

Mit der Zeit verbessern diese Codes den Vorschlag selbst. Wird er beim selben Kunden ständig gesenkt, ist entweder der Abverkauf falsch berechnet oder beim Kunden hat sich etwas grundlegend geändert. Das lässt sich nur erkennen, wenn die Gründe erfasst werden.

Häufige Fehler

Vorschlag als Pflichtmenge darstellen: Außendienst und Kunde verlieren das Vertrauen in den Bildschirm; der Vorschlag muss ein änderbarer Startwert sein.

Regalbestand ignorieren: Ein Vorschlag nur aus der Bestellhistorie drückt Kunden mit vollem Regal zusätzliche Ware auf.

Lagerbestand nicht prüfen: Wer Artikel vorschlägt, die nicht im Lager sind, riskiert Fehlmengen und Vertrauensverlust.

Neukunden einen leeren Bildschirm zeigen: Ohne Historie kann der typische Warenkorb vergleichbarer Kunden im selben Segment als Startvorschlag dienen.

Vorschläge unter Zieldruck aufblähen: Kurzfristig steigt der Umsatz, beim nächsten Besuch folgen Retouren und Rabattforderungen.

Bestellvorschläge Schritt für Schritt einführen

1. Sortiment eingrenzen

Beginnen Sie mit regelmäßig drehenden Artikeln; für Langsamdreher und Neuheiten eignen sich Aktions- oder Einführungslisten besser als Vorschläge.

2. Lieferrhythmus festlegen

Der Vorschlag hängt von der Zeit bis zur nächsten Lieferung ab. Sind Besuchs- und Lieferfrequenzen Ihrer Kunden nicht definiert, klären Sie das zuerst.

3. Regalzählung in den Besuch aufnehmen

Halten Sie die Zählung kurz: Eine einzige Zahl pro Artikel mit Vorschlag genügt.

4. Änderungen auswerten

Prüfen Sie monatlich, wie oft und warum Vorschläge geändert werden. Ziel ist ein Gleichgewicht, in dem der Außendienst den Vorschlag meist mit kleinen Korrekturen übernimmt. Zusammen mit der Vertriebsziel-Quotenerfüllung gelesen, werden auch die Prioritäten im Tagesverlauf klarer.

Bestellvorschläge mit S-Leader

In der Außendienst-App S-Leader liegen Kundenhistorie, Bestand und Aufträge in einem mobilen Ablauf; das erleichtert die Anbindung der Vorschlagslogik an die Auftragserfassung. Neukunden haben noch keine Historie, daher muss zuerst das Konto korrekt angelegt werden – mehr dazu im Beitrag zur Neukundenanlage im Außendienst. ÇAP Teknoloji gestaltet Ihre Regeln für Bestellvorschläge mit S-Leader passend zu Sortiment und Lieferrhythmus. Kontaktieren Sie uns für eine Demo.