Tourenplanung im Außendienst: So optimieren Sie Ihre Besuchsrouten

Wie viele Kunden ein Außendienstmitarbeiter an einem Tag besuchen kann, hängt stark davon ab, in welcher Reihenfolge die Besuche stattfinden. In einem Team, in dem die Route der Gewohnheit oder der morgendlichen Eingebung überlassen wird, vergeht ein großer Teil des Tages auf der Straße; manche Kunden werden häufiger als nötig besucht, andere wochenlang ausgelassen. In diesem Artikel erklären wir, was Tourenplanung im Außendienst ist, nach welchen Kriterien Besuchsrouten optimiert werden und wie Sie prüfen, ob der Plan im Feld tatsächlich umgesetzt wird.

Kurzübersicht

• Tourenplanung im Außendienst legt im Voraus fest, welcher Kunde an welchem Tag, in welcher Reihenfolge und wie oft besucht wird.
• Ein guter Tourenplan berücksichtigt nicht nur die Entfernung, sondern auch die Kundenbedeutung, die Besuchsfrequenz, offene Forderungen und die Warenannahmezeiten der Kunden.
• Dynamische Routenoptimierung berechnet automatisch die Reihenfolge, in der die Tagesbesuche in kürzester Zeit erledigt werden können – das spart Zeit und schafft Konsistenz gegenüber manueller Planung.
• Ob die geplante Route tatsächlich gefahren wird, sollte als Tourentreue gemessen werden, indem Standort und Zeiten jedes Besuchs erfasst werden.

Was ist Tourenplanung im Außendienst?

Tourenplanung im Außendienst ist der Prozess, das Kundenportfolio eines Vertriebsmitarbeiters auf Tage und Besuchsreihenfolgen aufzuteilen. Der Plan hat zwei Ebenen: erstens den Besuchsplan, der festlegt, welcher Kunde an welchem Tag und wie oft (wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich) besucht wird; zweitens die Tagesroute, die die Reihenfolge der Besuche an diesem Tag bestimmt. Für Unternehmen, die über Distributoren, Großhändler oder Händlernetze arbeiten, ist der Tourenplan das Rückgrat des Außendienstes, denn Bestellungen, Inkasso und Bestandskontrollen finden während dieser Besuche statt.

Die versteckten Kosten ungeplanter Routen

Eine ungeplante oder rein gewohnheitsbasierte Route scheint zunächst kein Problem zu sein. Mit der Zeit zeigen sich jedoch folgende Symptome:

• Mehr Zeit auf der Straße: Nahe beieinander liegende Kunden landen an verschiedenen Tagen, und der Mitarbeiter fährt mehrmals pro Woche in dieselbe Gegend.
• Unausgewogene Besuchsfrequenz: Gut erreichbare oder sympathische Kunden werden oft besucht, entfernte oder schwierige Kunden ausgelassen – verlorene Aufträge summieren sich dort unbemerkt.
• Verspätetes Inkasso: Steht ein Kunde mit fälliger Zahlung in dieser Woche nicht auf der Route, verschiebt sich das Inkasso auf den nächsten Besuch.
• Nicht messbare Leistung: Ohne Plan lässt sich die Frage „Wurde der Plan eingehalten?“ gar nicht stellen; Führungskräfte sprechen mit dem Außendienst über Vermutungen statt über konkrete Daten.

So erstellen Sie einen wirksamen Tourenplan

1. Kunden segmentieren

Nicht jeder Kunde muss gleich oft besucht werden. Kunden nach Umsatzanteil, Bestellregelmäßigkeit und Wachstumspotenzial zu gruppieren (zum Beispiel in A-, B- und C-Segmente), ist der praktischste Weg, die Besuchsfrequenz festzulegen. Umsatzstarke Kunden mit regelmäßigen Bestellungen können häufiger, Kunden mit geringem Volumen seltener besucht werden.

2. Besuchsfrequenz und -tage festlegen

Die je Segment festgelegte Besuchsfrequenz wird mit der geografischen Nähe kombiniert und auf die Wochentage verteilt. Kunden aus derselben Gegend am selben Tag zu bündeln, bildet die Grundlage der Tagesroute. Dabei sollten auch Warenannahmezeiten, Ruhetage und etwaige feste Liefertage der Kunden berücksichtigt werden.

3. Die tägliche Besuchsreihenfolge optimieren

Steht die Besuchsliste des Tages fest, wird die Reihenfolge bestimmt. Bei wenigen Kunden geht das von Hand; mit steigender Besuchszahl vervielfachen sich jedoch die möglichen Kombinationen, und die effizienteste Reihenfolge manuell zu finden, wird unpraktikabel. Hier setzt die dynamische Routenoptimierung an: Das System berechnet automatisch die Reihenfolge, in der die Tagesbesuche in kürzester Zeit erledigt werden können.

4. Inkasso und Prioritäten in der Route abbilden

Tourenplanung ist nicht nur ein Entfernungsproblem. Kunden mit fälligen Zahlungen, mit beginnender Aktionsphase oder mit kritisch niedrigem Bestand sollten auf der Tagesroute priorisiert werden. Deshalb sorgt eine Tourenplanung im selben System, das Kontostände und Inkassodaten enthält, dafür, dass sich der Plan am tatsächlichen Bedarf orientiert.

Tourentreue: Woran erkennen Sie, dass der Plan umgesetzt wird?

Selbst der beste Plan bringt nichts, wenn er im Feld nicht umgesetzt wird. Die Tourentreue ist die Kennzahl, die zeigt, wie viele der geplanten Besuche am geplanten Tag und in der geplanten Reihenfolge stattgefunden haben. Zur Messung müssen Standort sowie Start- und Endzeit jedes Besuchs erfasst werden. So sehen Führungskräfte, welche Besuche ausgelassen wurden, wo länger als erwartet verweilt wurde und wo der Plan unrealistisch ist. Wie Sie die Tourentreue zusammen mit Kennzahlen wie Abdeckung, Inkasso und Aufträgen pro Besuch bewerten, lesen Sie in unserem Artikel zu den KPIs für Außendienstteams.

Die Tourentreue sollte eher als Verbesserungs- denn als Kontrollinstrument genutzt werden. Eine Route mit dauerhaft niedriger Tourentreue deutet oft auf ein Problem im Plan hin, nicht beim Mitarbeiter: Möglicherweise wurden zu viele Tagesbesuche eingeplant, Verkehr und Entfernung nicht berücksichtigt oder die Annahmezeiten der Kunden übersehen.

Tourenplanung mit Excel oder mit Routenoptimierungs-Software?

In einem kleinen Team kann die Tourenplanung mit einer Excel-Tabelle und einer Karten-App beginnen. Mit wachsender Zahl an Kunden und Mitarbeitern veralten die Tabellen jedoch, bei jedem neuen Kunden muss der Plan von Hand überarbeitet werden, und die Abweichung zwischen Plan und Ist lässt sich nicht messen. Eine Außendienst-Software, die die Tourenplanung im selben System wie Bestellungen, Inkasso und Kundenkonten abwickelt, bündelt Planung, Umsetzung und Reporting an einem Ort. Für Kriterien jenseits der Tourenplanung bei der Auswahl eines Außendienstsystems hilft Ihnen auch unser Artikel zu den 10 Auswahlkriterien für Außendienst-Automatisierung.

Tourenplanung und dynamische Optimierung mit S-Leader

Mit S-Leader werden tägliche Besuchsrouten erstellt und die in kürzester Zeit zu bewältigende Besuchsreihenfolge automatisch berechnet. Da Standort und Zeit jedes Besuchs erfasst werden, lässt sich die Tourentreue auswerten; Führungskräfte können den Außendienst auf der Karte verfolgen und die Abweichung zwischen Plan und Ist im webbasierten BackOffice nachvollziehen. Während des Besuchs sieht der Mitarbeiter Kontostand, überfällige Zahlungen und Bestellhistorie des Kunden direkt vor Ort und ist so an jeder Station gut vorbereitet; freigegebene Bestellungen und Zahlungen werden automatisch in Logo oder Mikro ERP gebucht.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich die Routen Ihres Außendienstes auf Basis Ihrer eigenen Kundenstruktur effizienter planen lassen, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.