Aktions- und Rabattmanagement im Außendienst: So gilt bei der Auftragsaufnahme der richtige Preis

Kurz gesagt: Aktions- und Rabattmanagement im Außendienst bedeutet, zentral festzulegen, welcher Preis, welcher Rabatt und welche Aktion für welchen Kunden gilt, und dies bei der Auftragsaufnahme automatisch anzuwenden. Ziel ist es, manuell eingetippte Rabatte zu vermeiden, die Marge zu schützen und alle Kunden nach denselben Regeln zu behandeln.

Bei Distributoren und Großhändlern besteht der Preis nie nur aus einem einzigen Listenpreis. Preislisten je Kundengruppe, saisonale Aktionen, Mengenrabatte und der Verhandlungsspielraum des Außendienstmitarbeiters treffen im selben Auftrag zusammen. Wenn diese Regeln auf Papier oder nur im Kopf des Mitarbeiters existieren, sind Fehler unvermeidlich. In diesem Artikel zeigen wir, wie Aktionen und Rabatte im Außendienst gesteuert werden sollten, welche Fehler häufig vorkommen und welche Punkte eine Checkliste enthalten sollte.

Das Wichtigste im Überblick

• Preis-, Aktions- und Rabattregeln sollten zentral definiert werden und automatisch im Außendienst ankommen.
• Preislisten je Kunde oder Kundengruppe liefern genauere Ergebnisse als ein einheitlicher Listenpreis für alle.
• Die Rabattbefugnis des Mitarbeiters sollte begrenzt sein; Anfragen über dem Limit gehen in die Freigabe.
• Aktionen sollten auf dem Auftragsbildschirm erscheinen und bei erfüllten Bedingungen automatisch greifen.
• Preis und Rabatt im Auftrag sollten unverändert ins ERP und in die Rechnung übernommen werden.
• Ob eine Aktion gewirkt hat, sollte mit Umsatz- und Rentabilitätsberichten gemessen werden.

Was ist Aktions- und Rabattmanagement im Außendienst?

Aktions- und Rabattmanagement bedeutet, alle Regeln, die den Verkaufspreis beeinflussen, an einer Stelle zu definieren und auf jeden Auftrag im Außendienst gleich anzuwenden. Diese Regeln lassen sich in drei Gruppen einteilen: kundenspezifische Preislisten, Aktionen mit Zeitraum und Bedingungen sowie der zusätzliche Rabatt, den ein Mitarbeiter bei der Auftragsaufnahme gewähren darf.

Für ein Außendienstteam ist die entscheidende Frage, ob diese Regeln im Moment der Auftragsaufnahme vorliegen. Erreicht eine in der Zentrale geänderte Aktion den Außendienst nicht, verkauft der Mitarbeiter weiter zu alten Konditionen. Wird der Preis im Büro neu berechnet, entsteht zudem eine Differenz zwischen Auftrag und Rechnung.

Was manuelle Rabatte kosten

• Margenverlust: Rabatte ohne klare Grenze werden besonders unter Zieldruck zum Monatsende größer als nötig.
• Rechnungskorrekturen: Preisdifferenzen zwischen Auftrag und Rechnung bedeuten Gutschriften, Preisdifferenzrechnungen und Abstimmungsaufwand mit dem Kunden.
• Uneinheitliche Preise: Sehen zwei ähnliche Kunden für dasselbe Produkt unterschiedliche Preise, leidet das Vertrauen.
• Verpasste Aktionen: Vergisst der Mitarbeiter eine Aktion, erhält der Kunde den ihm zustehenden Rabatt nicht, und die Wirkung der Aktion lässt sich nicht messen.
• Doppelarbeit im Büro: In der Buchhaltung werden Aufträge einzeln geprüft, um Preise zu kontrollieren und zu korrigieren.

Jeder dieser Kostenpunkte wirkt für sich genommen klein. Über Hunderte von Aufträgen summiert, beeinflussen sie jedoch sowohl die Rentabilität als auch die Zeit des Vertriebsteams deutlich.

Aktions- und Preisarten im Außendienst

Preislisten je Kunde und Kundengruppe

Für Kundengruppen wie Supermärkte, Einzelhändler, Filialketten oder Händler werden eigene Preislisten angelegt. Mit einigen Großkunden gibt es zusätzlich vereinbarte Sonderpreise. Wählt der Mitarbeiter einen Kunden aus, sollte er dessen Preis automatisch sehen.

Mengen- und kartonbasierte Rabatte

Ab einer bestimmten Menge oder Kartonzahl sinkt der Stückpreis. Solche Aktionen werden häufig eingesetzt, um den durchschnittlichen Auftragswert zu erhöhen.

Naturalrabatt-Aktionen

Bei Aktionen wie "10 kaufen, 1 gratis" wird der Rabatt nicht über den Preis, sondern in Ware gewährt. Die Gratisware als eigene Position in Auftrag und Rechnung zu führen, ist für korrekte Bestands- und Rentabilitätszahlen wichtig.

Warenkorb- und Warengruppenaktionen

Ein zusätzlicher Rabatt gilt, wenn der Auftragswert eine bestimmte Schwelle überschreitet oder aus einer bestimmten Warengruppe gekauft wird. Diese Methode eignet sich auch, um die Listung neuer Produkte im Regal zu beschleunigen.

Saisonale Aktionen

Für Saisons, Feiertage oder Abverkaufsphasen werden Aktionen mit einem festen Gültigkeitszeitraum angelegt. Nach dem Enddatum sollte die Aktion im Außendienst automatisch enden.

Rabattlimits und Freigabeprozess

Ohne jede Rabattbefugnis verliert der Mitarbeiter an Verhandlungsstärke; eine unbegrenzte Befugnis gefährdet die Marge. Ausgewogen ist es, für jeden Mitarbeiter oder jede Kundengruppe ein Rabattlimit festzulegen.

• Rabatte innerhalb des Limits wendet der Mitarbeiter direkt an.
• Überschreitet ein Rabatt das Limit, geht der Auftrag in die Freigabe; eine Führungskraft genehmigt oder lehnt ab.
• Aufträge, die auf Freigabe warten, sind in der Zentrale auf einem Bildschirm sichtbar, sodass sich die Auslieferung nicht verzögert.
• Berichte zeigen, welche Mitarbeiter wie oft ihr Limit überschreiten.

So bleibt die Flexibilität im Außendienst erhalten, und gleichzeitig wird sichtbar, wo und warum Rabatte gewährt werden. Eine ähnliche Freigabelogik wird bei Kreditlimits und überfälligen Forderungen verwendet; Details finden Sie in unserem Artikel zum Inkasso-Tracking im Außendienst.

Aktionen bei der Auftragsaufnahme anwenden und ins ERP übertragen

Laufen die Aktionsregeln nicht im Auftragsbildschirm, vergisst der Mitarbeiter die Aktion oder rechnet sie von Hand. Richtig umgesetzt erscheint die gültige Aktion, sobald Artikel und Menge erfasst sind, und Rabatt oder Naturalrabatt werden bei erfüllter Bedingung automatisch in den Auftrag übernommen.

Preise, Rabatte und Positionen mit Gratisware im Auftrag sollten unverändert ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Wird der Preis bei der Übertragung neu berechnet, entsteht eine Differenz zwischen Auftrag und Rechnung. Deshalb müssen Preislisten und Aktionen zwischen ERP und Außendienstanwendung synchron bleiben. Ausführlich behandeln wir das in unseren Artikeln zur Logo-ERP-Integration und zur Mikro-ERP-Integration.

Beim Hot Selling wird die Rechnung im selben Besuch erstellt, daher ist es noch wichtiger, dass der Preis bei der Auftragsaufnahme feststeht. Beim Cold Selling sollte der Preis im Auftrag nicht von einer Aktion beeinflusst werden, die sich am Liefertag ändert.

Die Wirkung einer Aktion messen

Eine Aktion nur am Umsatzwachstum zu beurteilen, kann in die Irre führen. Diese Fragen sollten gemeinsam betrachtet werden:

• Wie stark sind Absatzmenge und Umsatz im Aktionszeitraum gegenüber dem Vorzeitraum gestiegen?
• Haben gewährte Rabatte und Gratisware sich durch den Gewinn aus den Zusatzverkäufen getragen?
• Welcher Anteil der Zielkunden hat an der Aktion teilgenommen?
• Sind die Verkäufe nach der Aktion auf das alte Niveau zurückgefallen, und sind neue Kunden geblieben?
• Wie verteilt sich die durchschnittliche Rabattquote auf Mitarbeiter und Regionen?

Um diese Kennzahlen zusammen mit Ihren anderen Vertriebskennzahlen zu verfolgen, lesen Sie unseren Artikel zu KPIs für Außendienstteams.

Checkliste für Aktions- und Rabattmanagement

• Sind Preislisten je Kunde und Kundengruppe definiert?
• Erreichen Preis- und Aktionsänderungen den Außendienst automatisch?
• Erscheinen Aktionen im Auftragsbildschirm und greifen sie bei erfüllten Bedingungen automatisch?
• Gibt es ein Rabattlimit je Mitarbeiter, und gehen Aufträge über dem Limit in die Freigabe?
• Wird Gratisware als eigene Position in Auftrag und Rechnung geführt?
• Wird der Preis im Auftrag unverändert ins ERP und in die Rechnung übernommen?
• Enden abgelaufene Aktionen im Außendienst automatisch?
• Werden Aktionsergebnisse nach Umsatz und Rentabilität ausgewertet?

Aktions- und Rabattmanagement mit S-Leader

Im Kampagnenmodul von S-Leader werden gültige Aktionen bei der Auftragsaufnahme vorab auf dem Bildschirm des Mitarbeiters angezeigt und können dem Kunden sofort angeboten werden. Kundenspezifische Preislisten und Rabattlimits werden im selben Modul verwaltet. Im Außendienst erfasste Aufträge gelangen über die Logo- und Mikro-ERP-Integration ins Buchhaltungssystem. Offene Freigaben werden im BackOffice verfolgt, und mit dem Berichtsdesigner lassen sich Aktions- und Rabattergebnisse nach Bedarf auswerten.

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre eigene Preis- und Aktionsstruktur im Außendienst funktionieren würde, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.