10 Kriterien bei der Auswahl einer Außendienst-Vertriebsautomatisierung

Das entscheidendste Kriterium bei der Auswahl einer Außendienst-Vertriebsautomatisierung ist, ob das System bidirektional und in Echtzeit mit Ihrem bestehenden ERP integriert ist. Bei schwacher Integration veralten Bestands-, Debitoren- und Preisdaten; Mitarbeiter verkaufen auf falscher Grundlage und die Abstimmung zum Monatsende wird wieder zur Handarbeit. Nachfolgend die 10 Kriterien, die Sie jedem Anbieter vor der Angebotsanfrage stellen sollten.

Kurzübersicht: die Bewertungs-Checkliste

• Ist die ERP-Integration bidirektional und in Echtzeit?
• Funktioniert das System in Gebieten ohne Internetverbindung?
• Werden sowohl Verkaufsfahrer- als auch Vorverkaufsmodelle unterstützt?
• Lassen sich Zahlungseingänge, Schecks/Wechsel und Fälligkeiten vor Ort abwickeln?
• Werden Routen dynamisch optimiert und nicht nur aufgelistet?
• Können Rechnungen vor Ort erstellt werden, mit Barcode- und Mobildrucker-Unterstützung?
• Greifen Kampagnen- und Preisregeln im Moment der Auftragserfassung?
• Lassen sich Berichte an eigene Kennzahlen anpassen?
• Auf welchen Plattformen läuft es, und wo wird es gehostet?
• Skalieren System und Support mit dem Wachstum des Teams?

1. ERP-Integration: Echtzeit oder Stapelübertragung?

Viele Außendienstanwendungen am Markt arbeiten eigenständig und übertragen Daten am Tagesende im Stapel an das ERP. In diesem Modell kann ein Mitarbeiter den ganzen Tag auf Basis veralteter Bestände verkaufen. In Systemen mit Logo- und Mikro-ERP-Integration wie S-Leader werden freigegebene Aufträge und Zahlungseingänge als Datensätze ins ERP gebucht, während das Außendienstteam live auf Debitorensalden, frühere Aufträge und Verkaufshistorie zugreift.

Zu stellende Frage: Wird der Auftrag im Moment der Freigabe ins ERP geschrieben oder in Intervallen übertragen? Wie häufig gelangen Bestands- und Kontodaten auf das mobile Gerät?

2. Offline-Betrieb und automatische Synchronisation

Ihr Außendienstteam hat nicht immer durchgehend Verbindung; ein Kellerlager oder eine ländliche Route kann die Verbindung unterbrechen. Stellt das System dann den Betrieb ein, muss der Mitarbeiter auf Papier zurückgreifen. Dank der Offline-Fähigkeit von S-Leader läuft die Auftrags- und Vorgangserfassung auch ohne Verbindung weiter; sobald die Verbindung wieder steht, werden die Daten automatisch synchronisiert.

Zu stellende Frage: Welche Vorgänge bleiben bei Verbindungsabbruch verfügbar? Läuft die Synchronisation automatisch oder ist ein Eingriff nötig?

3. Werden Verkaufsfahrer- und Vorverkaufsmodell beide unterstützt?

Beim Verkaufsfahrermodell wird die Ware im Moment der Auftragsannahme persönlich übergeben. Beim Vorverkauf arbeiten die Mitarbeiter nach einem Routenplan, der Auftrag wird erfasst und die Lieferung erfolgt in einem separaten Schritt. Die meisten Unternehmen betreiben mit der Zeit beide Modelle. Unterstützt ein System nur eines davon, müssen Sie die Software wechseln, sobald sich Ihr Geschäftsmodell ändert.

Zu stellende Frage: Können innerhalb desselben Teams einige Mitarbeiter als Verkaufsfahrer und andere im Vorverkauf arbeiten? Wie werden Fahrzeugbestand und separater Versandschritt abgebildet?

4. Lassen sich Zahlungseingänge und Forderungen vor Ort steuern?

In jeder Branche mit Zielverkäufen ist der Zahlungseingang so kritisch wie der Verkauf selbst. Das Team muss überfällige Zahlungen, Sollbewegungen und Scheck- bzw. Wechselfälligkeiten sehen können, während es beim Kunden steht. In S-Leader werden Fälligkeiten und Beträge von Schecks und Wechseln automatisch berechnet, sodass der richtige Zahlungseingang geplant werden kann.

Zu stellende Frage: Kann der Mitarbeiter einen Zahlungseingang vor Ort erfassen? Liegen Scheck-/Wechselverfolgung und Fälligkeitsberechnung im System oder beim ERP?

5. Routenplanung: feste Liste oder dynamische Optimierung?

Routenplanung bedeutet, die täglich anzufahrenden Punkte festzulegen. Einfache Systeme führen dies als feste Besuchsliste. Die dynamische Routenoptimierung berechnet stattdessen die Besuchsreihenfolge nach optimaler Strecke und Zeit, zeigt, wo sich Mitarbeiter aufhalten und wie lange, und berichtet die Routentreue.

Zu stellende Frage: Wird die Route automatisch optimiert? Werden geplante Routen mit den durchgeführten Besuchen verglichen und berichtet?

6. Rechnungsstellung vor Ort und Hardwarekompatibilität

Die Digitalisierung der Auftragserfassung allein genügt nicht; auch der Beleg muss vor Ort entstehen. Hier werden Barcode-Erfassung und Mobildrucker-Unterstützung entscheidend. S-Leader ermöglicht schnelle Auftrags- und Rechnungsvorgänge durch Barcode-Scannen mit Handterminals oder Android-Tablets und -Telefonen sowie kabellosen Rechnungsdruck vor Ort über Bluetooth-Drucker in schmalem oder breitem Papierformat.

Zu stellende Frage: Welche Barcode-Leser und Bluetooth-Druckermodelle werden unterstützt? Lässt sich unsere vorhandene Hardware weiterverwenden?

7. Greifen Kampagnen- und Preisregeln bei der Auftragserfassung?

Werden Kampagnen dem Außendienst erst nachträglich per E-Mail oder Nachricht mitgeteilt, sind nicht gewährte Rabatte und verpasste Zusatzverkäufe unvermeidlich. In einem sauber ausgelegten System werden aktuelle Kampagnen dem Team bereits während der Auftragserfassung angezeigt, sodass umsatzsteigernde Angebote sofort unterbreitet werden können.

Zu stellende Frage: Lassen sich kundenspezifische Preislisten und Kampagnenregeln im System hinterlegen? Kann der Mitarbeiter manuell Rabatt geben, und gibt es ein Limit?

8. Reporting: feste Ansichten oder anpassbare Berichte?

Jedes Unternehmen verfolgt andere Kennzahlen. Ein System mit ausschließlich festen Ansichten wird schnell unzureichend. Entscheidend ist, mit einem Berichtsdesigner eigene Auswertungen erstellen und sowohl grafisch als auch numerisch sofort teilen zu können. Ein Dashboard mit Umsatz, Abdeckung, Produktverfügbarkeit (PSKU) und Inkassozielen im Soll-Ist-Vergleich erlaubt das Eingreifen, ohne den Tagesabschluss abzuwarten.

Zu stellende Frage: Können wir eigene Berichte gestalten? Ist das Management-Dashboard auch außerhalb des Büros erreichbar?

9. Plattform, Hosting und Technologie

Auf welchen Plattformen die mobile Anwendung läuft, hängt direkt von den Geräten Ihres Teams ab. Die mobile S-Leader-App wird nativ entwickelt und läuft unter Android, iOS, Windows Mobile und Windows Desktop; sie ist für performanten Betrieb auf Geräten mittlerer Ausstattung optimiert. Das BackOffice wird zu 100 % mit Microsoft-Technologie auf .NET Core entwickelt und unterstützt Windows Server, Linux Server, MS SQL und MySQL. Das System kann auf Ihrem eigenen Server oder in der Cloud betrieben werden.

Zu stellende Frage: Wo liegen die Daten? Gibt es eine On-Premise-Option? Läuft die Anwendung auch auf unseren älteren Android-Geräten stabil?

10. Skalierbarkeit, Support und lokale Eignung

Ein Team, das heute mit fünf Mitarbeitern startet, kann in zwei Jahren auf dreißig wachsen. Das System muss neue Regionen, neue Benutzer und neue Reporting-Anforderungen auf derselben Infrastruktur aufnehmen. Ebenso wichtig ist der Support: Wie schnell und über welchen Kanal Sie eine Rückmeldung erhalten, bestimmt die Kosten jeder im Außendienst verlorenen Stunde. Für Unternehmen mit Geschäft in der Türkei sind die Kompatibilität mit lokalen ERP-Systemen und türkischsprachiger Support oft ausschlaggebender als die Funktionsliste einer internationalen Marke.

Zu stellende Frage: Wie verändern sich Lizenzierung und Infrastruktur mit wachsender Benutzerzahl? Zu welchen Zeiten und über welchen Kanal wird Support geleistet? Wie viele Referenzkunden vergleichbarer Größe gibt es?

Wie sollten Sie die Bewertung durchführen?

Überführen Sie diese 10 Kriterien in eine Tabelle und stellen Sie jedem geprüften Anbieter dieselben Fragen. Vergleichen Sie statt Funktionslisten lieber ein reales Szenario aus Ihrem eigenen Außendienstprozess: Lassen Sie etwa live vorführen, wie "bei einem Händler ohne Verbindung ein Zielauftrag für ein Kampagnenprodukt erfasst und ein Zahlungseingang gebucht wird". Prozesse, die auf der Funktionsliste stehen, in der Praxis aber nicht flüssig laufen, zeigen sich nur so.

Wenn Sie gemeinsam prüfen möchten, an welchen Stellen Ihr Außendienstprozess Zeit verliert, und S-Leader an Ihrem eigenen Szenario sehen wollen, können Sie eine kostenlose Demo anfordern. Auf unserer Seite Warum Vertriebsautomatisierung finden Sie zudem alle Themen vom Verkaufsfahrermodell bis zur Routenoptimierung.