Kurz gesagt: Die Schulung neuer Außendienstmitarbeiter ist eine strukturierte Einarbeitung, in der ein neuer Mitarbeiter Produkte, Kunden, Bestellprozess und Außendienst-App so weit kennenlernt, dass er allein arbeiten kann. Eine gute Schulung hat vier Stufen: Vorbereitung, App- und Prozessschulung, Begleitbesuche mit einem erfahrenen Kollegen und der Übergang zum eigenständigen Arbeiten mit regelmäßiger Nachverfolgung.
Wer ohne Schulung startet, lernt die ersten Wochen durch Ausprobieren und Fehler, und diese Fehler landen bei Kunden, Bestellungen und Zahlungen. Eine geplante Schulung schützt den neuen Mitarbeiter und den Kunden. Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie in jeder Stufe achten sollten.
Warum ist die Schulung neuer Außendienstmitarbeiter wichtig?
Der Außendienstmitarbeiter ist die Person, die dem Kunden persönlich begegnet. Ein falscher Preis, eine unvollständige Bestellung, ein fehlerhafter Kundenstamm oder ein vergessener Besuchsbericht fällt direkt auf das Unternehmen zurück. Die Schulung lässt diese Fehler in einem geschützten Rahmen passieren und nicht beim ersten Kunden.
Außerdem wird Wissen auf einheitliche Weise weitergegeben, statt von Person zu Person. Jeder neue Mitarbeiter im Gebiet lernt dieselben Regeln, denselben Bestellablauf und dieselben Dokumentationsgewohnheiten, sodass die Daten des Teams vergleichbar bleiben.
Was sollten Sie vor Beginn der Schulung vorbereiten?
Zugang, Gerät und Berechtigungen
Der erste Tag sollte nicht mit Warten auf Gerät oder App vergehen. Smartphone oder Tablet, der App-Benutzer sowie die Kunden- und Artikellisten, die der Mitarbeiter sieht, sollten vorher bereitstehen. Legen Sie vor der Schulung fest, welche Informationen er sehen und welche Aktionen er ausführen darf.
Gebiet, Kunden- und Produktinformationen
Gebiet, Kundenliste und Besuchstage des Mitarbeiters müssen feststehen. Bereiten Sie eine kurze Übersicht über Produktgruppen, Preislisten und aktuelle Aktionen vor. Kundeninformationen können personenbezogene Daten enthalten; erklären Sie deshalb auch, wie diese geschützt werden. Zu den Regeln des Datenschutzes finden Sie Informationen beim BfDI.
Trainer und Schulungsplan
Bestimmen Sie vorab, wer die Schulung durchführt und welcher erfahrene Kollege die Begleitbesuche übernimmt. Halten Sie schriftlich fest, was Sie in jeder Stufe erwarten, zum Beispiel eine Bestellung allein zu erfassen, einen Kundenstamm anzulegen oder den Tagesabschluss vollständig zu erstellen.
Was gehört in die App- und Prozessschulung?
In der ersten Stufe lernt der Mitarbeiter App und Prozess kennen, bevor er in den Außendienst geht. Eine empfohlene Reihenfolge:
Bestellerfassung: Artikelsuche, Menge und Einheit wählen, Barcode scannen und die Bestellung abschließen. Zur schnellen Erfassung per Barcode lesen Sie unseren Beitrag zur Auftragserfassung per Barcode.
Kundeninformationen: Wo er Kontostand und frühere Bestellungen sieht und wie ein neuer Kunde angelegt wird. Fehlerfreie Anlagen unterstützt unser Beitrag zur Neukundenanlage.
Aktionen und Preise: Welche Aktion bei der Bestellung gilt und welche Rabattgrenzen bestehen.
Besuchsbericht: Was bei jedem Besuch festgehalten werden muss; siehe unseren Beitrag zum Besuchsbericht.
Tagesabschluss: Wie der Tag abgeschlossen wird. Das behandeln wir im Beitrag zum Tagesabschluss im Außendienst.
In dieser Phase ist das Üben mit Beispielkunden und Beispielbestellungen deutlich sicherer als der erste Versuch vor einem echten Kunden. Lassen Sie den Mitarbeiter am Ende einige Bestellungen und einen Kundenstamm unter Aufsicht des Trainers selbst abschließen.
Wie sollten Begleitbesuche ablaufen?
In der zweiten Stufe begleitet der neue Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen zu Kundenbesuchen. Zunächst beobachtet er nur; bei späteren Besuchen erfasst er Bestellung und Bericht selbst, und der erfahrene Kollege gibt nur Hinweise.
Bereiten Sie jeden Besuch kurz vor: letzte Bestellung des Kunden, offener Saldo und Ziel des Besuchs. Wie das geht, beschreiben wir im Beitrag zur Besuchsvorbereitung im Außendienst. Nach dem Besuch sollten beide besprechen, was gut lief und was besser werden kann.
Beurteilen Sie nach jedem Begleitbesuch anhand klarer Kriterien, ob der Mitarbeiter bereit für die nächste Stufe ist: Hat er die Bestellung fehlerfrei erfasst, die Aktion richtig angewendet und den Besuchsbericht vollständig ausgefüllt?
Wie gelingt der Übergang zum eigenständigen Arbeiten?
In der dritten Stufe arbeitet der Mitarbeiter allein, die Schulung endet aber nicht. In den ersten Tagen sollten Gebietsleiter oder Trainer Tagesabschlüsse und Besuchsberichte ansehen und Lücken am selben oder am nächsten Tag besprechen.
Für die Nachverfolgung reicht eine einfache Checkliste: Wie viele geplante Besuche wurden gemacht, mussten Bestellungen korrigiert werden, sind die Einträge vollständig? Wie Sie Kennzahlen im Team verfolgen, lesen Sie im Beitrag zu den KPIs für Außendienstteams.
Geben Sie dem Mitarbeiter einen einfachen Weg, Fragen zu stellen. Wer nicht weiß, wen er bei Problemen im Tagesverlauf fragen kann, rät entweder oder gibt auf. Zu Ankündigungen und Nachrichten im Team lesen Sie unseren Beitrag zur Kommunikation im Außendienst.
Typische Fehler
Die Schulung auf einen Tag drücken: Ein einzelnes Treffen reicht nicht, damit App und Prozess sitzen. Gehen Sie in Stufen vor.
Begleitbesuche auslassen: Wer die App kennt, kann noch nicht automatisch mit Kunden sprechen. Einen erfahrenen Kollegen zu beobachten schließt diese Lücke.
Ohne Kriterien weitergehen: Ob ein Mitarbeiter bereit ist, sollte nicht am Gefühl "läuft gut" hängen; prüfen Sie, welche Aufgaben er fehlerfrei erledigt.
Die Nachverfolgung aufgeben: Endet das Feedback mit dem Start der eigenständigen Arbeit, bleiben Fehler unbemerkt.
Kundendaten nicht erklären: Vertraulichkeit und richtige Nutzung der Einträge gehören zur Schulung.
Die Schulung mit S-Leader unterstützen
In der Außendienst-App S-Leader werden Aktionen dem Mitarbeiter direkt bei der Bestellung angezeigt, und Bestellungen lassen sich per Barcode-Scan schnell erfassen. Im Außendienst sieht der Mitarbeiter Kontostand und frühere Bestellungen des Kunden, was neuen Mitarbeitern die Besuchsvorbereitung erleichtert. Tägliche Besuchstouren werden automatisch erstellt und die Toureneinhaltung wird ausgewertet, sodass Sie bei der Nachverfolgung wissen, worauf Sie achten. Mit dem Berichtsdesigner verfolgen Sie die Ergebnisse des neuen Mitarbeiters in der gewünschten Gliederung, und per Push-Benachrichtigung und Nachrichten unterstützen Sie ihn schnell. S-Leader ist mit Logo und Mikro ERP integriert. Bei ÇAP Teknoloji planen wir die Schulung neuer Mitarbeiter gemeinsam mit der App-Einrichtung. Für eine kostenlose Demo nehmen Sie Kontakt auf.
Fazit
Die Schulung neuer Außendienstmitarbeiter verläuft in vier Stufen: Vorbereitung von Zugang, Gebiet und Schulungsplan, App- und Prozessschulung, Begleitbesuche mit einem erfahrenen Kollegen und der Übergang zum eigenständigen Arbeiten mit regelmäßiger Nachverfolgung. Legen Sie in jeder Stufe klare Kriterien fest, lassen Sie die Nachverfolgung nicht fallen und geben Sie dem Mitarbeiter einen Kanal für Fragen.
Sıkça Sorulan Sorular
Aus welchen Stufen besteht die Schulung neuer Außendienstmitarbeiter?
Sie besteht aus vier Stufen: Vorbereitung, App- und Prozessschulung, Begleitbesuche mit einem erfahrenen Kollegen und der Übergang zum eigenständigen Arbeiten mit Nachverfolgung.
Was sollte ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag lernen?
Die App, die Bestellerfassung, wo Kunden- und Artikelinformationen zu finden sind und wie der Besuchsbericht geführt wird. Das Üben mit Beispielbestellungen vor dem ersten echten Kunden ist sicherer.
Warum braucht es Begleitbesuche?
Die App zu kennen heißt nicht, mit Kunden sprechen zu können. Einen erfahrenen Kollegen zu beobachten und Feedback zu bekommen hilft dem neuen Mitarbeiter, sich schnell in Prozess und Kundenbeziehung einzufinden.
Woran erkennt man, dass ein Mitarbeiter bereit ist?
Entscheidend sind Kriterien statt Gefühl: Bestellungen fehlerfrei erfassen, Aktionen richtig anwenden sowie Besuchsbericht und Tagesabschluss vollständig ausfüllen. Legen Sie diese Kriterien zu Beginn schriftlich fest.
Ist nach der Schulung noch Nachverfolgung nötig?
Ja. In den ersten Tagen des eigenständigen Arbeitens sollten Tagesabschlüsse und Besuchsberichte geprüft und Lücken mit dem Mitarbeiter besprochen werden.