Gün Sonu Raporu: Plasiyer Günü Nasıl Eksiksiz Kapatır?

Kısaca: Gün sonu raporu, plasiyerin iş günü bitiminde o günkü tahsilatı, siparişleri ve belgeleri, araç stoğunu, ziyaretleri ve iadeleri merkezle karşılaştırıp kapattığı özet kayıttır. İyi kurulmuş bir gün sonu raporu; kasadaki nakit ve çeklerin sistemle tutmasını, cihazda gönderilmemiş belge kalmamasını ve ziyaret edilmeyen her müşterinin nedeniyle kayda geçmesini sağlar.

Akşam depoya dönen plasiyerin çantasında nakit, birkaç çek ve iki iade ürünü vardır; telefonunda ise kapsama alanı dışında alınmış iki sipariş beklemektedir. Kimse bunları o gün eşleştirmezse muhasebe kasa farkını ertesi sabah fark eder, depo eksik ürünü haftalar sonra sayımda bulur, ziyaret edilmeyen müşteri de bir sonraki rotadan düşer. Gün sonu raporu, bu dağınıklığı her akşam aynı sırayla toplayan kısa bir kapanış rutinidir.

Gün sonu raporu nedir?

Gün sonu raporu (gün sonu kapanışı), bir saha satış temsilcisinin gün içindeki tüm işlemlerinin para, stok ve ziyaret karşılıklarının tek bir özette toplanıp merkezle mutabık hale getirildiği kayıttır.

Performans raporu ile karıştırılmamalıdır. Ciro, kapsama veya ziyaret verimliliği gibi göstergeler haftalık ve aylık değerlendirilir; bunları saha satış ekibi KPI'ları yazımızda ele aldık. Gün sonu raporunun amacı daha temeldir: Bugünün kayıtları eksiksiz mi, kasa ve stok sistemle tutuyor mu?

Gün sonu raporunda hangi bilgiler olmalı?

Tahsilat ve kasa: Nakit, çek ve senet, havale ve kredi kartı tahsilatları ayrı ayrı toplanır; her tahsilatın makbuz numarası ve müşterisi görünür. Tahsilat türlerinin sahada nasıl kaydedileceğini saha satışta tahsilat takibi yazısında anlattık.

Siparişler ve belgeler: Gün içinde alınan siparişler, düzenlenen fatura ve irsaliyeler ile iptal edilen belgeler listelenir. Kapanışta cihazda gönderilmeyi bekleyen belge sayısı sıfır olmalıdır; internetsiz alınan siparişlerin mantığı için çevrimdışı saha satış yazımıza bakabilirsiniz.

Araç stoğu: Araçtan satış yapılan modelde sabah yüklenen miktar, gün içindeki satışlar ve alınan iadelerle birlikte akşam araçta kalması gereken miktarı verir. Bu hesap, sıcak satış yapan ekipler için gün sonunun en önemli kalemidir.

Ziyaretler: Planlanan ve gerçekleşen ziyaretler yan yana görünür. Ziyaret edilemeyen her müşteri için kısa bir neden seçilir: kapalı, yetkili yok, zaman yetmedi, müşteri erteledi.

İadeler ve masraflar: Alınan iade ürünleri nedenleriyle birlikte listelenir; yakıt veya otopark gibi masraflar fiş fotoğrafıyla eklenir.

Plasiyer günü adım adım nasıl kapatır?

1. Bekleyen kayıtları gönderin

Kapanışa başlamadan önce cihazın bağlantısını kontrol edin ve bekleyen sipariş, tahsilat ve ziyaret kayıtlarının merkeze ulaştığını görün. Gönderilmemiş kayıt varken yapılan kasa sayımı yanlış bir fark gösterir.

2. Kasayı sayın ve sistemle eşleştirin

Nakdi sayın, çekleri ve senetleri tek tek sistemdeki kayıtla karşılaştırın. Havale ve kart tahsilatları kasaya girmez ama müşteri bazında doğru eşleşmiş olmalıdır. Sayılan tutar, sistemin beklediği tutarla aynı ekranda görünmelidir.

3. Araç stoğunu sayın

Sıcak satış yapılıyorsa araçta kalan ürünleri sayın ve sistemin hesapladığı miktarla karşılaştırın. Sayımı her gün tüm ürünlerde yapmak zor geliyorsa hızlı dönen ve değerli ürünlerden başlayın, diğerlerini dönüşümlü sayın.

4. Ziyaret edilmeyen müşterileri nedeniyle kapatın

Planlanmış ama yapılmamış her ziyaret bir neden koduyla kapanmalıdır. Neden kodları, ertesi günün rotasına hangi müşterilerin ekleneceğini belirler; ziyaret notlarının nasıl tutulacağını ziyaret formu yazısında anlattık.

5. İadeleri depoya teslim edin

Gün içinde alınan iade ve hasarlı ürünler depoya sayılarak teslim edilir; depo teslim aldığı miktarı onaylar. İade nedenlerinin nasıl sınıflandırılacağı için saha satışta iade yönetimi yazımıza göz atabilirsiniz.

6. Raporu onaylayın ve teslim edin

Plasiyer raporu onaylar, kasa teslim alan kişi de tutarı onaylayarak kapanışı tamamlar. Onaylanan rapor değiştirilememeli; sonradan çıkan bir düzeltme ayrı bir kayıt olarak eklenmelidir.

Kasa veya stok farkı çıkarsa ne yapılmalı?

Fark, rakamı elle düzelterek kapatılmamalıdır. Önce ikinci bir sayım yapılır, ardından fark nedeniyle birlikte kayda geçer ve sorumlunun onayına düşer. Farkların önemli bir kısmının kaynağı çoğu zaman sahada kaydedilmemiş bir iade, yanlış girilen bir miktar veya başka bir müşteriye yazılmış bir tahsilattır; bu yüzden ilk soru kimin hata yaptığı değil, hangi kaydın eksik kaldığı olmalıdır.

Aynı plasiyerde veya aynı üründe tekrar eden farklar ise süreçte bir sorun olduğunu gösterir. Bunları haftalık olarak gözden geçirmek, tek tek olaylarla uğraşmaktan daha fazla sonuç verir.

Merkez gün sonu raporunu nasıl kullanmalı?

Muhasebe ertesi sabah tahsilatları banka hareketleriyle ve müşteri hesaplarıyla eşleştirir. Depo araçta kalan stok ve iadeleri görerek ertesi günün yüklemesini planlar. Satış yöneticisi ziyaret edilmeyen müşterileri ertesi günün rotasına taşır ve hedefe göre günün nerede kaldığını görür; günlük hedef takibini satış hedefi takibi yazımızda anlattık.

Gün sonu raporu kontrol listesi

Kayıtlar: Cihazda gönderilmemiş sipariş, tahsilat veya ziyaret kaydı yok. Kasa: Nakit, çek ve senet sayıldı; sistemle tutuyor ya da fark nedeniyle kaydedildi. Stok: Araç stoğu sayıldı, iadeler depoya teslim edildi. Ziyaret: Yapılmayan her ziyaretin neden kodu var. Onay: Plasiyer ve kasa teslim alan kişi raporu onayladı.

S-Leader ile gün sonu

S-Leader saha satış uygulamasında sipariş, tahsilat, stok ve ziyaret bilgileri aynı mobil akışta tutulur; bu da gün sonu özetinin ayrı bir listeye ihtiyaç duymadan bu kayıtlardan çıkarılmasını kolaylaştırır. ÇAP Teknoloji olarak gün sonu kapanış adımlarınızı kasa teslim, stok sayımı ve onay kurallarınıza göre S-Leader ile birlikte kurguluyoruz. Süreçlerinizi konuşmak için iletişime geçebilirsiniz.